App POS cho cửa hàng máy tính & laptop

Những chuyện cửa hàng máy tính nào cũng gặp

Nếu bạn thấy quen với vài chuyện dưới đây, trang này dành cho bạn.

• 01

  Một mẫu máy, nhiều cấu hình

  Cùng một mẫu laptop có bản RAM 8 GB hoặc 16 GB, màn hình có loại 24 và 27 inch, SSD có 512 GB và 1 TB. Gộp tất cả thành một sản phẩm thì tồn kho không bao giờ khớp với kệ hàng.

• 02

  Hàng đắt, lời mỏng

  Một chiếc laptop có giá hàng chục triệu đồng, nhưng chênh lệch giữa giá vốn và giá bán lại nhỏ. Một lần giảm giá sai hay một lần quên tính phí cài đặt là mất trắng tiền lời của cả chiếc máy.

• 03

  Máy lắp ráp chờ khách đến lấy

  Khách đặt một bộ PC lắp ráp hôm nay và mai mới lấy. Danh sách linh kiện ghi trên mẩu giấy, và đến lúc giao máy thì không ai nhớ chính xác đã lắp những gì.

• 04

  Doanh thu lớn, lợi nhuận mù mờ

  Bán laptop mang về nhiều tiền, nhưng sau khi trả nhà phân phối, kỹ thuật viên, tiền mặt bằng và tiền điện thì thật sự còn lại bao nhiêu?

Dựng danh mục: máy, linh kiện, phụ kiện và dịch vụ

Hãy bắt đầu từ những sản phẩm bán chạy nhất. Trong Salesmaster, mỗi sản phẩm là một mặt hàng trong menu Danh mục. Chia thành các nhóm như Laptop & PC, Linh kiện & lưu trữ, Phụ kiện & máy in và Dịch vụ, để thu ngân tìm được món nào cũng chỉ với một hai lần chạm trên màn hình Bán hàng.

Một mẫu máy bán nhiều cấu hình chỉ cần một mặt hàng với các biến thể: laptop 14 inch RAM 8 GB hoặc 16 GB, màn hình 24 hoặc 27 inch, SSD 512 GB hoặc 1 TB, chuột màu đen hoặc trắng, mực in màu đen, xanh lơ, hồng cánh sen và vàng. Mỗi biến thể có giá bán, giá vốn và tồn kho riêng, nên bạn biết chính xác trong kho còn bao nhiêu chiếc laptop 16 GB, chứ không chỉ tổng số laptop.

Nếu danh mục dài, hãy nhập trước trên PC hoặc laptop của cửa hàng (Windows hoặc Mac), vì tên mẫu máy dài gõ bằng bàn phím nhanh hơn. Sau đó thu ngân có thể dùng điện thoại hoặc máy tính bảng ở quầy. Sản phẩm có mã vạch trên hộp có thể quét lúc tính tiền, nên không ai phải cuộn tìm một cái tên dài.

1. 1Bước 1: Mở Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm như Laptop & PC, Linh kiện, Phụ kiện và Dịch vụ.
2. 2Bước 2: Mở Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng mẫu máy với tên rõ ràng, có cả kích thước màn hình và dung lượng lưu trữ.
3. 3Bước 3: Thêm biến thể cho từng cấu hình, rồi điền giá bán, giá vốn và tồn kho của mọi biến thể.
4. 4Bước 4: Nhập mã vạch trên hộp cho sản phẩm có mã để quét được trên màn hình Bán hàng.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Tồn kho theo biến thể cho hàng giá trị cao

Ở cửa hàng máy tính, thiếu hay đếm sai một chiếc máy là lỗ thật. Salesmaster trừ kho mỗi lần bán, theo từng biến thể. Khi khách mua laptop 16 GB, tồn kho của biến thể 16 GB giảm, chứ không phải bản 8 GB.

Khi hàng từ nhà phân phối về, nhập vào Danh mục → Tồn kho → Tồn kho. Nếu kiểm đếm thực tế không khớp với app, ví dụ một máy trưng bày bạn mang về văn phòng hay một chiếc USB hóa ra bị lỗi, hãy ghi phần chênh lệch thành một điều chỉnh tồn kho để số liệu khớp lại với kệ hàng. Nhà cung cấp có thể lưu trong Tồn kho → Nhà cung cấp, để bạn biết mỗi sản phẩm thường được nhập từ đâu.

Salesmaster không theo dõi số serial của từng máy. Nếu cần ghi số serial của mỗi laptop hay PC bán ra, hãy gõ vào ghi chú giao dịch lúc tính tiền. Ghi chú được lưu cùng đơn hàng, nên bạn tìm lại được khi khách quay lại bảo hành.

1. 1Bước 1: Mở Danh mục → Tồn kho → Tồn kho và chọn mặt hàng hoặc biến thể vừa về.
2. 2Bước 2: Cộng số lượng nhận được, khớp với phiếu giao hàng của nhà phân phối.
3. 3Bước 3: Sau khi kiểm đếm thực tế, ghi mọi chênh lệch thành một điều chỉnh tồn kho.

Cài đặt, chuyển dữ liệu và gia hạn bảo hành

Nhiều khách mua laptop muốn máy dùng được ngay khi ra khỏi cửa: cài sẵn phần mềm làm việc, chuyển dữ liệu từ máy cũ sang. Những dịch vụ như vậy rất dễ quên tính tiền. Trong Salesmaster, phần thêm đi kèm một chiếc máy là món thêm, như Cài phần mềm làm việc, Chuyển dữ liệu và Bảo hành thêm 1 năm, gắn cho những laptop và PC có dịch vụ đó.

Khi bán laptop, thu ngân chọn các món thêm khách muốn và giá của chúng được cộng vào tổng tiền. Một nhóm món thêm có thể gắn cho nhiều mặt hàng cùng lúc, nên bạn không bao giờ phải tạo riêng một mặt hàng "laptop + cài đặt" cho từng mẫu máy.

Các dịch vụ riêng lẻ, như cài hệ điều hành hay lắp ráp PC, là mặt hàng Dịch vụ không có tồn kho nhưng vẫn hiện trong báo cáo doanh số.

1. 1Bước 1: Mở một mặt hàng laptop hoặc PC và chọn Quản lý món thêm.
2. 2Bước 2: Tạo một nhóm món thêm, ví dụ Cài đặt & bảo vệ, và nhập từng lựa chọn với giá của nó.
3. 3Bước 3: Gắn cùng nhóm đó cho mọi laptop và PC có các dịch vụ này.
4. 4Bước 4: Tạo các dịch vụ riêng lẻ, như cài hệ điều hành, thành mặt hàng Dịch vụ trong Danh mục → Danh sách mặt hàng.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

PC lắp ráp theo yêu cầu và đơn hẹn lấy sau

PC lắp ráp hiếm khi xong trong lúc khách ngồi chờ. Hôm nay khách chọn linh kiện, kỹ thuật viên lắp, mai khách đến lấy. Lưu đơn hàng sinh ra là để làm việc đó: thêm thùng máy, SSD, màn hình và dịch vụ lắp ráp vào giỏ, rồi lưu dưới một cái tên rõ ràng như "Anh Minh, PC lắp ráp" kèm ghi chú như "trưa mai lấy".

Khi khách đến, mở Đơn hàng đã lưu, chọn đơn, thêm món khách quyết định mua thêm, như chuột hay bàn phím, rồi hoàn tất thanh toán. Đơn đã lưu chưa được tính là doanh số và chưa trừ kho cho đến khi thanh toán. Đơn hàng đã lưu chỉ nằm trên máy đã tạo ra nó, nên hãy thanh toán trên đúng máy đó.

Salesmaster không tự trừ tồn kho linh kiện từ một mặt hàng "PC lắp ráp" duy nhất. Nếu muốn tồn kho SSD, RAM và vỏ case giảm theo, hãy thêm mỗi linh kiện thành một dòng riêng trong giỏ, cộng một dòng cho dịch vụ lắp ráp. Như vậy khách cũng nhận được hóa đơn rõ ràng hơn.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Thanh toán, trả góp, giảm giá và hóa đơn

Tạo các phương thức thanh toán cửa hàng nhận: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, ví điện tử, hoặc bất kỳ phương thức nào bạn tự đặt tên. Salesmaster không kết nối với máy quẹt thẻ, nên thu ngân quẹt thẻ trên máy POS của ngân hàng rồi chọn phương thức tương ứng trong app.

Salesmaster không theo dõi trả góp hay công nợ khách hàng. Nếu bạn làm việc với công ty tài chính, hãy tạo một phương thức thanh toán như "Trả góp qua công ty tài chính", để đơn bán được ghi đủ tiền và khoản tiền công ty tài chính còn phải trả được tách riêng khỏi tiền mặt.

Thuế chỉ cần cài đặt một lần trong Phí hoặc Thuế và được tính trên mọi đơn. Giảm giá, như giá cho sinh viên hay khuyến mãi cuối tháng, được cài trong Khoản khấu trừ. Không có giá sỉ tự động cho đơn văn phòng; hãy tạo các biến thể giá riêng như "Giá sỉ" và "Giá lẻ" để thu ngân chọn. Sau khi thanh toán, hóa đơn có thể in bằng máy in nhiệt Bluetooth hoặc USB, hoặc gửi qua WhatsApp, email hay đường link hóa đơn web mang logo của cửa hàng.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Thu ngân, nhân viên bán hàng và máy thu ngân

Chủ cửa hàng đăng nhập bằng tài khoản chính. Thu ngân và nhân viên bán hàng không cần tài khoản của bạn: thêm họ làm nhân viên, rồi đăng ký một máy thu ngân cho họ. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN, và bạn quyết định họ được xem và sửa những gì. Mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một máy tại một thời điểm; các máy khác dùng tài khoản nhân viên, có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Tiền nhập hàng, tiền công kỹ thuật viên và lợi nhuận ròng

Báo cáo doanh số có theo ngày, tuần, tháng và năm. Bạn thấy tổng doanh thu, doanh số gộp và doanh số thuần, giảm giá, thuế đã thu, phương thức thanh toán và doanh thu theo từng mặt hàng, nên biết rõ cửa hàng đang sống nhờ laptop, nhờ linh kiện hay nhờ dịch vụ.

Vì mỗi biến thể đều có giá vốn, báo cáo dùng chi phí thật để tính lợi nhuận gộp. Để có lợi nhuận ròng, hãy ghi chi phí trong Tài chính: laptop nhập từ nhà phân phối, linh kiện và phụ kiện, tiền công kỹ thuật viên và nhân viên bán hàng, tiền mặt bằng, tiền điện và internet. Mỗi khoản chi có loại chi phí và ví đã dùng để trả, như tiền mặt tại cửa hàng, tài khoản ngân hàng hay ví điện tử.

Báo cáo Tài chính khi đó cho thấy doanh thu trừ giá vốn và chi phí vận hành: lợi nhuận ròng của cửa hàng. Tiền thuế thu của khách được tách riêng khỏi lợi nhuận. Báo cáo xuất được ra Excel hoặc PDF để gửi kế toán hay người góp vốn.

1. 1Bước 1: Mở Tài chính và tạo các loại chi phí như Nhập hàng, Linh kiện & phụ kiện, Lương nhân viên và Tiền mặt bằng.
2. 2Bước 2: Ghi từng khoản chi với số tiền, loại chi phí và ví đã dùng để trả.
3. 3Bước 3: Cuối tháng, mở Báo cáo để xem doanh số, rồi mở Tài chính để xem lợi nhuận ròng.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Hồ sơ khách hàng và lịch sử mua hàng

Khách mua máy tính sẽ quay lại: tháng nào cũng mua mực, một năm sau nâng RAM, mang laptop đến cài lại máy. Lưu khách khi tính tiền, chỉ cần tên và số điện thoại, và lịch sử mua hàng của họ được lưu trong mục Khách hàng. Khi có người nói "năm ngoái tôi mua chiếc laptop này ở đây", bạn tìm được đơn bán, xem mẫu máy, ngày mua và số serial bạn đã gõ trong ghi chú.

Với văn phòng, trường học và tiệm net mua hàng thường xuyên, bạn có thể bật điểm thưởng và thẻ thành viên trong Doanh nghiệp → Điểm thưởng và Thẻ thành viên. Bạn tự đặt quy tắc: chi bao nhiêu thì được 1 điểm và một điểm trị giá bao nhiêu khi đổi.

Bắt đầu trong một ngày, mất mạng vẫn bán được

Bạn không cần đóng cửa hàng để chuyển sang Salesmaster. Cài app lên PC hoặc laptop của cửa hàng và lên điện thoại hoặc máy tính bảng ở quầy, rồi tạo tài khoản. Nhập trước 20 đến 30 mẫu máy bán chạy nhất, cùng biến thể, giá vốn và tồn kho, cộng các dịch vụ cài đặt khách hay hỏi nhất. Kết nối máy in nhiệt nếu bạn có dùng.

Ngày đầu tiên, cứ bán ở quầy như bình thường và thêm sản phẩm còn thiếu lúc vắng khách. Buổi tối, đối chiếu báo cáo ngày với tiền mặt trong ngăn kéo.

Nếu internet của cửa hàng bị mất, bạn vẫn bán tiếp được. Đơn hàng được lưu trên máy và gửi lên đám mây khi có mạng trở lại. Chế độ ngoại tuyến hoạt động tối đa 7 ngày; sau đó app cần kết nối một chút để đồng bộ. Vì dữ liệu nằm trong tài khoản của bạn, máy có hỏng hay thay mới cũng không làm mất sổ sách.

Ví dụ danh mục cửa hàng máy tính

Dùng bảng này làm điểm khởi đầu rồi thay tên, cấu hình và giá bằng sản phẩm của bạn.

Hàng hóa vật lý là mặt hàng Sản phẩm, nên tồn kho được theo dõi theo từng biến thể. Dịch vụ như cài hệ điều hành và lắp ráp là mặt hàng Dịch vụ không có tồn kho, còn phần thêm đi kèm một chiếc laptop hay PC là món thêm.

Gói nào phù hợp với cửa hàng máy tính của bạn

Hãy bắt đầu bằng việc đếm số đơn mỗi ngày, kể cả đơn nhỏ như mực in và USB. Một cửa hàng máy tính phục vụ khoảng 10 khách mỗi ngày sẽ có khoảng 250 đến 300 giao dịch mỗi tháng.

Gói nào cũng có tính tiền, danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ ngoại tuyến. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →

Câu hỏi thường gặp

Salesmaster có theo dõi tồn kho laptop theo cấu hình không?

Có. Tạo một mặt hàng cho mỗi mẫu máy và thêm biến thể cho các cấu hình, như RAM 8 GB và RAM 16 GB. Mỗi biến thể có giá, giá vốn và tồn kho riêng, và tồn kho giảm theo từng biến thể mỗi lần bán.

Salesmaster có ghi số serial của laptop được không?

Không có ô số serial cho từng máy. Hãy gõ số serial vào ghi chú giao dịch khi bán, và tìm lại trong lịch sử giao dịch khi khách yêu cầu bảo hành.

Salesmaster có theo dõi thời hạn bảo hành không?

Không tự động. Bạn có thể bán gói gia hạn bảo hành như một món thêm, và ngày mua có trên hóa đơn cũng như trong lịch sử mua hàng của khách. Hãy dùng chúng làm bằng chứng khi khách yêu cầu bảo hành.

Ghi đơn trả góp qua công ty tài chính hay trả góp thẻ thế nào?

Salesmaster không theo dõi trả góp hay công nợ khách hàng. Hãy tạo các phương thức thanh toán như "Trả góp qua công ty tài chính" hay "Thẻ tín dụng" để đơn bán được ghi đủ tiền và tách riêng khỏi tiền mặt trong báo cáo. Thẻ được quẹt trên máy POS của bạn, vì Salesmaster không kết nối với máy thanh toán thẻ.

Bán một bộ PC lắp ráp thì tồn kho linh kiện có giảm không?

Chỉ khi mỗi linh kiện được thêm thành một dòng riêng trong giỏ hàng. Một mặt hàng "PC lắp ráp" duy nhất không trừ kho SSD hay RAM bên trong nó. Hãy thêm từng linh kiện, cộng dịch vụ lắp ráp, để cả tồn kho lẫn hóa đơn đều rõ ràng.

Khách đặt cọc cho bộ PC lắp ráp. Ghi lại thế nào?

Salesmaster không có tiền cọc trên một đơn bán. Hãy bán ngay khoản cọc thành một mặt hàng Dịch vụ riêng tên "Tiền cọc" với đúng số tiền nhận được, và giữ bộ máy dưới dạng đơn hàng đã lưu. Lúc khách đến lấy, mở đơn với giá đầy đủ, chạm Thêm khấu trừ bằng số tiền đã cọc, và hoàn tất thanh toán trên cùng máy, vì đơn hàng đã lưu chỉ nằm trên máy đã tạo ra nó.

Salesmaster cho cửa hàng máy tính giá bao nhiêu?

Bạn có thể bắt đầu với gói Free để dùng thử. Cửa hàng có thu ngân hoặc nhân viên bán hàng thường chọn Bronze Pro hoặc Silver Pro, vì cả hai đều có tài khoản nhân viên. Giá của từng gói có trong bảng gói trên trang này, và trả theo năm sẽ rẻ hơn.

Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →

Các cửa hàng tương tự đang dùng Salesmaster

• Cửa hàng điện tửĐọc hướng dẫn
• Sửa điện thoại & đồ điện tửĐọc hướng dẫn
• Cửa hàng điện thoại & phụ kiệnĐọc hướng dẫn
• Nhà sách & văn phòng phẩmĐọc hướng dẫn