Ứng dụng POS cho cửa hàng kim khí & vật liệu xây dựng

Những nỗi lo quen thuộc của cửa hàng vật liệu xây dựng

Nếu bạn thấy mình trong những điều dưới đây, trang này dành cho bạn.

• 01

  Hàng nghìn mặt hàng, mỗi thứ một đơn vị

  Xi măng theo bao, gạch theo viên, đinh theo ký, dây điện theo mét, sơn từ 1 kg đến 25 kg. Giá mà thu ngân nhớ trong đầu sai rất nhanh, nhất là sau khi nhà cung cấp tăng giá.

• 02

  Tồn kho chẳng bao giờ khớp với bãi

  Sổ ghi 40 bao xi măng, ngoài bãi chỉ còn 25. Ống phi 27 hết từ lúc nào không ai hay, cho đến khi thợ nước đứng chờ ở quầy.

• 03

  Đơn công trình chưa thanh toán

  Thầu thợ đặt xi măng, cát và sắt thép để mai giao, bốc xuống xong mới trả tiền. Ghi trên mẩu giấy thì đơn đó dễ bị thất lạc hoặc tính sai giá.

• 04

  Doanh thu lớn, lãi mỏng

  Tiền qua tay cửa hàng rất nhiều, nhưng lãi trên xi măng và sắt thép thì ít. Trả lương tài xế, xăng xe tải và tiền thuê mặt bằng xong, bạn không chắc cửa hàng thực sự lời bao nhiêu.

Xây dựng danh mục: nhóm hàng và đơn vị bán

Cửa hàng kim khí, vật liệu xây dựng có thể có hàng trăm, hàng nghìn mặt hàng, nên hãy bắt đầu với những nhóm hàng nhân viên vẫn quen nghĩ tới: Vật liệu xây dựng, Sơn, Điện nước, và Dịch vụ. Trên màn hình Bán hàng, thu ngân chạm vào nhóm hàng để thu hẹp danh sách, hoặc gõ tên món vào Tìm kiếm.

Mỗi mặt hàng trong Salesmaster có một đơn vị, như bao, viên, cây, hộp, thùng, kg hay mét. Đơn vị được in trên hóa đơn, nên khách thấy “12 cây x 120.000đ” thay vì một con số trơn. Hãy dùng đơn vị bạn bán ra, không phải đơn vị bạn nhập từ nhà cung cấp.

Những món có mã vạch của nhà sản xuất, như ổ cắm, bóng đèn LED hay cọ sơn, có thể quét bằng máy quét mã vạch để thu ngân không phải đi tìm. Với hàng xá như cát hay đinh, chỉ cần đặt tên rõ ràng trong danh mục là đủ.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm hàng như Vật liệu xây dựng, Sơn, Điện nước và Dịch vụ.
2. 2Bước 2: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng món với tên, đơn vị, giá bán và giá vốn.
3. 3Bước 3: Bật Theo dõi tồn kho cho những mặt hàng bạn muốn kiểm đếm.
4. 4Bước 4: Thêm mã vạch cho hàng đóng gói sẵn để quét được ở quầy.

Một mặt hàng, nhiều quy cách: dùng biến thể

Xi măng bao 40 kg và 50 kg, sơn tường 1, 5 và 25 kg, ống nhựa PVC phi 21, phi 27 và phi 34, dây điện hai cỡ. Thay vì tạo cả chục mặt hàng riêng, hãy tạo một mặt hàng với biến thể. Thu ngân chọn biến thể trên màn hình Bán hàng và giá tự theo.

Mỗi biến thể có giá bán, giá vốn và tồn kho riêng. Sơn 5 kg không bao giờ bị nhầm với 25 kg, và báo cáo lợi nhuận dùng đúng giá vốn cho từng quy cách. Số lượng trong giỏ hàng là số nguyên, nên dây điện bán theo từng mét chẵn và đinh theo từng ký chẵn.

Một điều cần biết: Salesmaster không quy đổi giữa các đơn vị. Nếu bạn khui một cuộn dây điện để bán lẻ theo mét, hay mở một thùng gạch, tồn kho của cuộn không tự giảm và tồn kho theo mét cũng không tự tăng. Hãy ghi thay đổi đó thành một lần điều chỉnh tồn kho trong menu Danh mục → Tồn kho → Tồn kho.

Giá cho thầu thợ cũng vậy. Không có tính năng tự đổi giá theo bậc hay theo số lượng. Nếu bạn bán giá tốt hơn cho khách thầu, hãy tạo các biến thể riêng như “Giá lẻ” và “Giá thầu” và để thu ngân chọn.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và chọn một món, ví dụ Xi măng Portland.
2. 2Bước 2: Thêm biến thể và đặt tên đúng như cách khách hỏi, ví dụ 40 kg hoặc 50 kg.
3. 3Bước 3: Nhập giá bán, giá vốn và tồn kho ban đầu cho từng biến thể.
4. 4Bước 4: Lưu lại, rồi thử chọn biến thể trên màn hình Bán hàng.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Phục vụ thầu thợ và khách mua lẻ

Sáng sớm thường là lúc đông nhất: thầu thợ đến với danh sách hàng cần mua, chủ nhà hỏi về sơn, còn tài xế chờ bốc hàng. Trên màn hình Bán hàng, thu ngân chạm vào các món, đổi số lượng, và tổng tiền được tính ngay, kể cả thuế bán hàng nếu cửa hàng có thu.

Với khách quen, như thầu thợ tuần nào cũng mua, hãy thêm tên khách vào lần bán. Lịch sử mua hàng được lưu trong Khách hàng, nên bạn biết ai là khách mua nhiều nhất và họ thường lấy những gì.

Với đơn cần dặn dò, như “màu kem, pha tại cửa hàng” hay “cắt đôi cây sắt”, hãy dùng Thêm ghi chú. Ghi chú được lưu cùng lần bán và đọc lại được khi chuẩn bị hàng.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Giao hàng và pha màu sơn trên cùng một hóa đơn

Cửa hàng vật liệu xây dựng không chỉ bán hàng hóa. Còn có giao hàng bằng xe máy hoặc xe tải nhỏ, pha màu sơn, đôi khi cả cắt hàng. Trong Salesmaster, đó là những mặt hàng dịch vụ không có tồn kho, bán chung hóa đơn với hàng hóa.

Giao hàng có thể có biến thể theo phương tiện, như Xe máy và Xe tải nhỏ, mỗi loại một giá. Nếu phí tùy theo địa chỉ, bạn cũng có thể dùng Thêm phí trong giỏ hàng và gõ số tiền cho lần bán đó.

Vì dịch vụ được ghi nhận là doanh số, báo cáo cho thấy mỗi tháng giao hàng mang về bao nhiêu. Từ đó bạn biết tiền xăng và lương tài xế có thực sự được bù đủ không.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm một mặt hàng dịch vụ mới, ví dụ Giao hàng nội thị.
2. 2Bước 2: Thêm biến thể Xe máy và Xe tải nhỏ kèm giá.
3. 3Bước 3: Cho dịch vụ vào giỏ hàng cùng hàng hóa và hoàn tất thanh toán.

Đơn công trình thanh toán khi giao

Thầu thợ và chủ nhà thường đặt hôm nay để sáng mai giao, bốc hàng xuống xong mới trả tiền. Lưu đơn hàng sinh ra là để làm việc này. Thu ngân lên giỏ hàng như bình thường và lưu dưới một cái tên rõ ràng, ví dụ “Anh Hendra, nhà phố”, kèm ghi chú như “Giao sáng mai”.

Đơn đã lưu hiện trong danh sách Đơn hàng đã lưu. Khi tài xế về và đã nhận tiền, mở đơn, thêm những gì khách dặn thêm tại công trình, rồi hoàn tất thanh toán. Chỉ khi đó đơn mới được ghi nhận là một lần bán và trừ tồn kho.

Có hai điều cần nhớ. Đơn đã lưu nằm trên thiết bị đã tạo ra nó, nên hãy thanh toán trên chính thiết bị đó. Và đơn đã lưu không phải là sổ công nợ của khách: Salesmaster không theo dõi công nợ hay thanh toán từng phần trên một lần bán. Nếu khách đặt cọc, hãy bán ngay khoản cọc thành một mặt hàng Dịch vụ riêng tên “Đặt cọc” với đúng số tiền nhận được. Khi thanh toán lần cuối, đơn vẫn giữ giá đầy đủ và thu ngân chạm Thêm khấu trừ với số tiền đã cọc, để ngăn kéo tiền và báo cáo khớp ở cả hai ngày.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Thanh toán, thuế bán hàng, giảm giá và hóa đơn

Tạo những phương thức thanh toán bạn nhận: tiền mặt, thẻ, chuyển khoản hay bất kỳ phương thức nào khác. Ứng dụng không kết nối sẵn với máy quẹt thẻ, nên thu ngân ghi lại phương thức đã dùng. Báo cáo tách tiền theo từng phương thức, nên đối chiếu ngăn kéo tiền và sao kê ngân hàng rất dễ.

Thuế bán hàng được cài một lần trong menu Danh mục → Phí hoặc Thuế và áp dụng cho những mặt hàng chịu thuế. Giảm giá cho khách quen, như giảm giá thành viên, được thiết lập trong Khoản khấu trừ. Mọi thứ được tính trên từng lần bán và hiện riêng trong chi tiết giao dịch.

Hóa đơn có thể in bằng máy in nhiệt Bluetooth hoặc USB, hoặc gửi qua WhatsApp, email hay đường link hóa đơn web. Thầu thợ cần lưu hóa đơn cho hồ sơ công trình sẽ có đường link không bị phai mực như giấy in nhiệt.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Nhập hàng từ nhà cung cấp và kiểm đếm bãi

Mỗi lần bán tự trừ tồn kho, kể cả tồn kho theo từng biến thể. Khi xe của nhà cung cấp tới, hãy ghi lần nhập hàng trong menu Danh mục → Tồn kho → Tồn kho để số lượng tăng lên. Thông tin nhà cung cấp lưu trong menu Danh mục → Tồn kho → Nhà cung cấp.

Kiểm đếm định kỳ những món hay bị lệch nhất: bao xi măng bị rách, cát bị rơi vãi, thùng sơn bị móp. Ghi phần chênh lệch thành một lần điều chỉnh tồn kho, và ứng dụng lại khớp với bãi.

Khi tồn kho được ghi chép, bạn thấy món nào sắp hết trước khi thầu thợ hỏi tới.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Tồn kho → Nhà cung cấp và lưu các nhà cung cấp xi măng, sơn và ống nước.
2. 2Bước 2: Khi hàng về, mở menu Danh mục → Tồn kho → Tồn kho và ghi số lượng nhận cho từng mặt hàng hoặc biến thể.
3. 3Bước 3: Mỗi tuần một lần, kiểm đếm những món hay bị lệch và điều chỉnh tồn kho trong menu Danh mục → Tồn kho → Tồn kho.

Thu ngân và nhân viên đứng quầy

Chủ cửa hàng đăng nhập bằng tài khoản chính, và mỗi tài khoản chỉ đăng nhập được trên một thiết bị tại một thời điểm. Thu ngân và nhân viên đứng quầy được thêm vào Nhân viên, kèm một thiết bị thu ngân được đăng ký cho họ. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN, và bạn quyết định họ được xem và sửa gì. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Báo cáo bán hàng và lợi nhuận ròng thật

Báo cáo có theo ngày, tuần, tháng và năm: tổng doanh thu, doanh số gộp và doanh số thuần, giảm giá, thuế bán hàng đã thu, phương thức thanh toán và những mặt hàng mang về nhiều tiền nhất. Vì mỗi biến thể có giá vốn riêng, lợi nhuận gộp theo từng mặt hàng cũng hiện rõ.

Để biết lợi nhuận ròng, hãy ghi chi phí vào Tài chính: tiền nhập hàng, lương nhân viên đứng quầy và tài xế, tiền thuê mặt bằng, xăng xe tải và tiền điện. Mỗi khoản chi có danh mục chi phí và ví mà tiền được chi ra, như tiền mặt ở cửa hàng, tài khoản ngân hàng hay ví điện tử. Báo cáo Tài chính khi đó cho thấy doanh thu trừ giá vốn hàng bán và chi phí vận hành.

Báo cáo xuất được ra Excel hoặc PDF cho kế toán hoặc để so sánh giữa các tháng. Và cửa hàng vẫn bán được khi mất mạng: các lần bán được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có mạng trở lại, với chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Ví dụ danh mục cho cửa hàng vật liệu xây dựng

Dùng bảng này làm điểm khởi đầu, rồi thay tên, đơn vị và giá bằng hàng của bạn.

Hàng bán nhiều quy cách là một mặt hàng có biến thể, mỗi biến thể có giá bán, giá vốn và tồn kho riêng. Dịch vụ không có tồn kho.

Gói nào hợp với cửa hàng vật liệu xây dựng của bạn

Hãy bắt đầu bằng việc đếm số hóa đơn mỗi ngày. Một cửa hàng phục vụ khoảng 20 khách mỗi ngày sẽ ghi nhận khoảng 600 giao dịch mỗi tháng.

Gói nào cũng có bán hàng, danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ offline. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →

Câu hỏi thường gặp

Salesmaster có theo dõi tồn kho theo quy cách, như sơn 1, 5 và 25 kg không?

Có. Tạo một mặt hàng với một biến thể cho mỗi quy cách. Mỗi biến thể có giá bán, giá vốn và tồn kho riêng, và tồn kho của từng biến thể giảm riêng khi bán ra.

Nếu tôi khui cuộn dây điện để bán theo mét, tồn kho có tự thay đổi không?

Không. Salesmaster không quy đổi giữa các đơn vị. Hãy ghi thay đổi đó thành một lần điều chỉnh tồn kho trong menu Danh mục → Tồn kho → Tồn kho: trừ cuộn dây và cộng số mét.

Tôi có bán giá thầu cho thầu thợ được không?

Không có tính năng tự đổi giá theo bậc hay theo số lượng. Cách các cửa hàng vẫn làm là tạo các biến thể riêng, như “Giá lẻ” và “Giá thầu”, và thu ngân chọn biến thể giá thầu cho khách đủ điều kiện. Bạn cũng có thể giảm giá qua Khoản khấu trừ.

Salesmaster có ghi sổ công nợ cho thầu thợ không?

Không. Ứng dụng không có công nợ hay tài khoản ghi nợ cho từng khách. Lưu đơn hàng giữ giỏ hàng cho đến khi thanh toán, trên thiết bị đã lưu nó, và đơn đó chưa phải là một lần bán. Tiền cọc được bán thành một mặt hàng Dịch vụ riêng tên “Đặt cọc”, rồi được trừ khỏi giá đầy đủ của đơn bằng Thêm khấu trừ khi đơn được thanh toán.

Tính phí giao hàng bằng xe tải nhỏ như thế nào?

Tạo một mặt hàng dịch vụ, ví dụ Giao hàng nội thị, với biến thể Xe máy và Xe tải nhỏ, rồi thêm vào hóa đơn cùng hàng hóa. Nếu phí tùy theo địa chỉ, hãy dùng Thêm phí trong giỏ hàng.

Cửa hàng có bán tiếp được khi mất mạng không?

Được. Các lần bán được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có mạng trở lại. Chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày trước khi ứng dụng cần kết nối để đồng bộ.

Người ở quầy và người ở bãi có dùng máy riêng được không?

Được, bằng tài khoản nhân viên. Mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một thiết bị tại một thời điểm, nên nhân viên dùng tài khoản nhân viên trên các thiết bị đã đăng ký. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →

Các cửa hàng tương tự đang dùng Salesmaster

• Cửa hàng nội thấtĐọc hướng dẫn
• Bao bì & đồ nhựaĐọc hướng dẫn
• Cửa hàng gạo & nhu yếu phẩmĐọc hướng dẫn
• Cửa hàng điện tửĐọc hướng dẫn