Salesmaster là app bán hàng (POS) cho quán cơm bình dân và quán ăn gia đình nhỏ, chạy trên Android, iPhone & iPad, Windows và Mac. Bạn tạo món có biến thể như đùi hoặc ức và món thêm như trứng ốp la hay thêm cơm, giữ đơn mang đi và đơn ăn trước trả sau bằng Lưu đơn hàng, trừ tồn kho nguyên liệu theo công thức, và xem lợi nhuận ròng sau khi ghi chi phí trong Tài chính. Mất mạng vẫn chạy được tối đa 7 ngày.
Những chuyện quán cơm nào cũng gặp
Quán cơm bình dân lời ít và đông khách theo từng đợt ngắn. Nếu bạn thấy quen với những chuyện dưới đây, hướng dẫn này là dành cho bạn.
- 01
Trưa nào khách cũng ùa vào một lúc
Dân văn phòng, thợ hồ và đơn mang đi dồn hết vào cùng một giờ. Cộng nhẩm hay ghi giấy làm hàng chờ chậm lại, và thối nhầm tiền xảy ra nhiều hơn ai chịu thừa nhận.
- 02
Món thêm lặt vặt không ai tính tiền
Thêm quả trứng, thêm chén cơm, thêm miếng chả trứng. Mỗi thứ một chút, nhưng ngày nào cũng quên thì cuối tháng cộng lại thành khoản lớn.
- 03
Đơn mang đi và đơn trả sau bị thất lạc
Văn phòng gần quán đặt cơm mang đi lúc 12h, khách quen ăn trước rồi trả tiền lúc về. Tất cả ghi trên mẩu giấy, chẳng mấy chốc không ai chắc đơn nào đã trả tiền.
- 04
Ngày nào cũng đông, lời bao nhiêu vẫn là đoán
Két tiền trông thì đầy, nhưng tiền chợ, tiền ga, lương người phụ và tiền mặt bằng tuần nào cũng phải chi. Không ghi chép thì không thể nói quán thật sự lời bao nhiêu.
Lập thực đơn: cơm phần, bún mì, món lẻ và đồ uống
Bắt đầu từ chính tấm bảng thực đơn bạn đang treo. Trong Salesmaster, mỗi món là một mặt hàng trong menu Danh mục. Chia nhóm theo cách khách gọi món, ví dụ Cơm phần, Bún, mì & món sáng, Món lẻ và Đồ uống. Với bốn nhóm hàng, thu ngân tìm được bất kỳ món nào chỉ trong một hai chạm trên màn hình Bán hàng.
Món có nhiều giá là một mặt hàng với các biến thể. Cơm gà chiên đùi hoặc ức, cơm chiên thường hoặc đặc biệt, trà đường nóng hoặc đá: thu ngân chọn biến thể và giá tự đổi theo, thực đơn vẫn gọn.
Món lẻ như gà chiên hay đậu hũ chiên là mặt hàng riêng có đơn vị riêng. Bánh phồng tôm đóng gói và nước suối là sản phẩm thường có tồn kho riêng.
- Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm như Cơm phần, Bún, mì & món sáng, Món lẻ và Đồ uống.
- Bước 2: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng món với tên, giá, đơn vị và nhóm hàng.
- Bước 3: Với món có từ hai giá trở lên, như đùi và ức, thêm biến thể cho mặt hàng và đặt giá cho từng biến thể.
- Bước 4: Mở màn hình Bán hàng và thử một giao dịch để kiểm tra món và giá đã đúng chưa.
Thêm trứng, thêm cơm và độ cay, lúc nào cũng được tính tiền
Gần như đơn nào ở quán cơm cũng có món thêm. Trong Salesmaster, đó là Món thêm. Một nhóm món thêm, ví dụ Thêm gồm trứng ốp la, chả trứng và thêm cơm, có thể gắn vào nhiều món cùng lúc. Khi thu ngân chọn một món, các món thêm hiện ra, và giá của chúng được cộng thẳng vào tổng tiền.
Lựa chọn không đổi giá cũng làm thành món thêm được, như độ cay cho cơm chiên, mì xào và bún bò: không cay, cay vừa hoặc cay nhiều. Lựa chọn được lưu cùng giao dịch, nên bếp biết chính xác phải nấu thế nào.
Với yêu cầu riêng lẻ như “nước mắm để riêng”, thu ngân gõ Ghi chú vào đơn, và ghi chú được lưu cùng giao dịch.
- Bước 1: Mở một món trong menu Danh mục → Danh sách mặt hàng, chọn Quản lý món thêm và tạo nhóm mới, ví dụ Thêm.
- Bước 2: Thêm các lựa chọn với tên và giá, như trứng ốp la, chả trứng và thêm cơm.
- Bước 3: Gắn nhóm vào các món có dùng, ví dụ mọi món cơm và bún mì.
- Bước 4: Tạo nhóm thứ hai cho độ cay không tính thêm tiền và gắn vào các món có thể làm cay.
Đơn mang đi và đơn ăn trước trả sau với Lưu đơn hàng
Phần lớn quán cơm nhận đặt cơm mang đi cho văn phòng gần đó lúc trưa, và cho vài khách quen ăn trước rồi trả tiền trước khi về. Lưu đơn hàng lo được cả hai. Giỏ hàng được giữ lại thành một đơn hàng đã lưu với tên bạn đặt, ví dụ “Mang đi x4, văn phòng” hay “Chú Ba”, và bạn có thể thêm ghi chú như “lấy lúc 12h”.
Lưu đơn xong, thu ngân phục vụ ngay khách tiếp theo. Khi khách đến lấy cơm mang đi hoặc ra trả tiền, mở Đơn hàng đã lưu, chọn đơn, thêm những gì gọi thêm từ lúc đó, rồi hoàn tất thanh toán.
Đơn hàng đã lưu chưa được tính là giao dịch bán và chưa trừ tồn kho cho đến khi được thanh toán, nên báo cáo trong ngày chỉ hiện số tiền thật sự đã thu. Đơn hàng đã lưu nằm trên thiết bị đã tạo ra nó, nên hãy thanh toán trên đúng điện thoại hoặc máy tính bảng đó.
Lưu ý rằng đơn hàng đã lưu là giỏ hàng tạm giữ, không phải sổ ghi nợ. Salesmaster không ghi nợ dồn hay cho khách mua chịu. Hãy dùng Lưu đơn hàng cho những đơn trả trong ngày hoặc trong vài ngày, còn nợ dài ngày thì ghi vào sổ riêng của bạn.
Tiền mặt, thẻ, chuyển khoản và hóa đơn
Tạo những phương thức thanh toán bạn thật sự nhận: tiền mặt, thẻ, chuyển khoản ngân hàng hay ví điện tử. Với tiền mặt, thu ngân nhập số tiền khách đưa và app tự tính tiền thối, không còn thối nhầm khi hàng chờ dài.
Nếu bạn thu thuế, chỉ cần cài một lần trong Phí hoặc Thuế và thuế được cộng vào mọi giao dịch. Giảm giá, như giá cho khách quen, cài trong Khoản khấu trừ.
Hóa đơn in được bằng máy in nhiệt Bluetooth khổ giấy 58 mm hoặc 80 mm, hoặc gửi qua WhatsApp, email hay link hóa đơn web.
Tồn kho nguyên liệu theo công thức: cơm, gà, trứng và dầu ăn
Quán cơm bán đồ nấu chứ không bán hàng đóng gói. Trong Salesmaster, món nấu là mặt hàng làm theo đơn (Món pha chế) có công thức. Bạn nhập mỗi nguyên liệu một lần, như cơm chín tính bằng gam, gà tính theo miếng, trứng tính theo quả và dầu ăn tính bằng mililit, rồi ghi một phần ăn dùng bao nhiêu.
Mỗi phần bán ra sẽ trừ nguyên liệu khỏi tồn kho. Ví dụ một phần cơm gà chiên đùi dùng 200 g cơm, 1 miếng gà, 40 ml dầu ăn, 15 g nước mắm tỏi ớt và 50 g rau luộc. Cuối ngày bạn biết còn bao nhiêu gà, bao nhiêu trứng mà không cần đếm tủ lạnh, và biết sáng mai cần đi chợ mua gì.
Khi đi chợ, ghi lại lần mua kèm giá. Salesmaster dùng số đó để tính giá vốn cho từng đĩa cơm.
- Bước 1: Bật mặt hàng Món pha chế, rồi mở menu Danh mục → Tồn kho → Nguyên liệu.
- Bước 2: Thêm các nguyên liệu như cơm chín, gà, trứng, dầu ăn và nước mắm tỏi ớt, với đơn vị, tồn kho ban đầu và giá mua.
- Bước 3: Mở từng món nấu trong menu Danh mục → Danh sách mặt hàng, chuyển thành Món pha chế và điền công thức cho từng biến thể.
- Bước 4: Sau mỗi lần đi chợ, ghi lại lần mua để tồn kho và giá vốn luôn chính xác.
Người phụ đứng quầy thu ngân
Ở nhiều quán cơm, chủ quán đứng bếp còn người phụ hay người nhà lo thu tiền. Thêm họ làm nhân viên và đăng ký điện thoại ở quầy làm thiết bị nhân viên. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN và chỉ mở được những gì bạn cho phép. Mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một thiết bị tại một thời điểm, nên thiết bị thu ngân thứ hai dùng tài khoản nhân viên. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).
Báo cáo hằng ngày và lợi nhuận ròng thực tế
Mỗi tối, mở Báo cáo để xem doanh thu trong ngày, bao nhiêu thu bằng tiền mặt, thẻ hay ví điện tử, và món nào bán chạy nhất. Báo cáo còn xem được theo tuần, tháng và năm, để bạn so một ngày thứ Ba bình thường với một ngày thứ Bảy đông khách.
Muốn biết lợi nhuận thật, hãy ghi chi phí của quán trong Tài chính: tiền chợ, tiền ga, lương người phụ, tiền mặt bằng, tiền điện nước. Mỗi khoản chi phí có một danh mục chi và nguồn tiền đã chi, như tiền mặt của quán, tài khoản ngân hàng hay ví điện tử. Báo cáo Tài chính khi đó lấy doanh thu trừ giá vốn và chi phí vận hành: đó là lợi nhuận ròng của quán.
- Bước 1: Mở Tài chính (nằm trong Báo cáo trên máy tính) và tạo các danh mục chi như Tiền chợ, Tiền ga, Lương người phụ và Tiền mặt bằng.
- Bước 2: Mỗi lần chi tiền, ghi số tiền, danh mục chi và nguồn tiền đã chi.
- Bước 3: Cuối tháng, mở báo cáo Tài chính để xem doanh thu, giá vốn, chi phí và lợi nhuận ròng.
Mất sóng vẫn bán tiếp
Trong chợ, dưới tầng hầm hay trong hẻm sâu sóng thường chập chờn. Salesmaster lưu mọi giao dịch trên thiết bị trước rồi gửi lên đám mây khi có mạng lại. Chế độ ngoại tuyến dùng được tối đa 7 ngày; sau đó app cần kết nối một lúc để đồng bộ và xác minh tài khoản. Đăng ký và lần đồng bộ đầu tiên cần có mạng.
Dữ liệu nằm trong tài khoản của bạn, nên điện thoại có hỏng hay đổi máy cũng không mất gì. Đăng nhập trên điện thoại mới là thực đơn, tồn kho và lịch sử bán hàng quay về đầy đủ.
Sáng mai bắt đầu luôn, không cần đóng cửa quán
Bạn không cần cài đặt mọi thứ một lúc. Tối nay, cài Salesmaster trên điện thoại và tạo tài khoản. Nhập các món trên bảng thực đơn, ban đầu khoảng 15 đến 20 món, kèm biến thể và món thêm. Thêm tiền mặt và các phương thức thanh toán khác, và kết nối máy in nhiệt Bluetooth nếu bạn có dùng.
Ngày mai, bán hàng như bình thường. Món nào quên thì thêm vào lúc vắng khách sau bữa trưa. Buổi tối, mở báo cáo trong ngày và đối chiếu với tiền trong két. Khi đã quen tay, thêm nguyên liệu và công thức cho những món bán chạy nhất, rồi bắt đầu ghi chi phí trong Tài chính.
Chỉ trong hai tuần, bạn sẽ có doanh thu hằng ngày, đơn hàng đã lưu, tồn kho nguyên liệu và lợi nhuận ròng ở cùng một chỗ.
Ví dụ thực đơn của một quán cơm bình dân
Dùng bảng này làm điểm khởi đầu rồi thay bằng món và giá của quán bạn.
| Nhóm hàng | Món | Biến thể | Món thêm | Loại mặt hàng |
|---|---|---|---|---|
| Cơm phần | Cơm gà chiên | Đùi, Ức | Trứng ốp la, Chả trứng, Thêm cơm | Món pha chế |
| Cơm phần | Cơm chiên | Thường, Đặc biệt | Trứng ốp la, Độ cay | Món pha chế |
| Cơm phần | Cơm cá rô phi chiên | - | Thêm cơm | Món pha chế |
| Bún, mì & món sáng | Mì xào | Thường, Đặc biệt | Độ cay | Món pha chế |
| Bún, mì & món sáng | Bún bò | - | - | Món pha chế |
| Món lẻ | Gà chiên | Đùi, Ức | - | Món pha chế |
| Món lẻ | Đậu hũ chiên | - | - | Món pha chế |
| Món lẻ | Bánh phồng tôm | - | - | Sản phẩm |
| Đồ uống | Trà đường | Nóng, Đá | - | Món pha chế |
| Đồ uống | Nước suối 600 ml | - | - | Sản phẩm |
Bánh phồng tôm đóng gói và nước suối là sản phẩm thường có tồn kho riêng. Các món nấu tại quán là Món pha chế, nên thứ bị trừ tồn kho là nguyên liệu của chúng.
Gói nào hợp với quán của bạn
Hãy bắt đầu bằng việc đếm số khách mỗi ngày. Một quán phục vụ khoảng 35 đến 40 khách mỗi ngày sẽ có chừng 1.100 giao dịch mỗi tháng.
| Gói | Giá | Giao dịch / tháng | Tài khoản nhân viên | Phù hợp với |
|---|---|---|---|---|
| Free | Miễn phí | 30 | Chỉ chủ cửa hàng | Để thử quy trình thanh toán vài ngày trước khi dùng thật. |
| Solo Pro | $4.90/tháng | 3,000 | Chỉ chủ cửa hàng | Quán mà chủ tự đứng quầy thu tiền. |
| Bronze Pro | $6.90/tháng | 5,000 | 1 nhân viên | Quán có một người phụ thu tiền bằng điện thoại riêng. |
| Silver Pro | $9.90/tháng | 8,000 | 2 nhân viên | Quán đông khách có hai nhân viên, như một người thu ngân và một người đi giao hàng. |
Gói nào cũng có thanh toán, danh mục hàng, hóa đơn, báo cáo và chế độ ngoại tuyến. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →
Câu hỏi thường gặp
- Salesmaster có ghi nợ dồn cho khách quen được không?
- Không. Salesmaster không ghi nợ hay cho khách mua chịu. Thay vào đó có Lưu đơn hàng: giỏ hàng được giữ dưới tên khách cho đến khi trả tiền, nhưng chưa phải giao dịch bán và chỉ nằm trên thiết bị đã lưu nó. Hãy dùng cho những đơn sắp trả, còn nợ dài ngày thì ghi vào sổ riêng của bạn.
- Tính tiền thêm trứng hay thêm cơm thế nào?
- Tạo một nhóm món thêm, ví dụ Thêm gồm trứng ốp la, chả trứng và thêm cơm, rồi gắn vào các món cơm và bún mì. Khi thu ngân chọn một món, họ tích món thêm và giá được cộng vào tổng tiền.
- Quán cơm có bán tiếp được khi mất mạng không?
- Có. Giao dịch được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có mạng trở lại. Chế độ ngoại tuyến dùng được tối đa 7 ngày trước khi app cần kết nối để đồng bộ.
- Quán nhỏ có cần máy in hóa đơn không?
- Không. Hóa đơn có thể gửi qua WhatsApp, email hoặc link hóa đơn web. Nếu khách hay xin hóa đơn giấy, hãy dùng máy in nhiệt Bluetooth khổ giấy 58 mm hoặc 80 mm.
- Có xem được còn bao nhiêu gà, bao nhiêu trứng mà không cần đếm không?
- Được, nếu các món của bạn là Món pha chế có công thức. Mỗi phần bán ra sẽ trừ gà, trứng, cơm và các nguyên liệu khác khỏi tồn kho. Hãy ghi lại mỗi lần đi chợ để số liệu luôn đúng.
- Chủ quán và người phụ dùng hai điện thoại riêng được không?
- Được, qua tài khoản nhân viên. Mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một thiết bị tại một thời điểm, nên chủ quán dùng tài khoản chính còn người phụ đăng nhập bằng mã PIN trên thiết bị nhân viên. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).
Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →
