App POS cho dịch vụ nấu tiệc

Những chuyện người nấu tiệc nào cũng gặp

Nếu bạn thấy quen với vài chuyện dưới đây, trang này dành cho bạn.

• 01

  Đơn hàng nằm rải rác khắp các tin nhắn

  Một khách cần 50 hộp cho thứ Bảy, một văn phòng đặt buffet thứ Hai, chị hàng xóm đặt một mâm tiệc. Mỗi đơn nằm ở một cuộc trò chuyện khác nhau, và sót một đơn là hỏng cả một buổi tiệc.

• 02

  Đi chợ theo cảm tính

  Bao nhiêu gạo, bao nhiêu miếng gà, bao nhiêu hộp cho 80 khách? Tính nhẩm trong đầu thì hoặc đến hôm đó bị thiếu, hoặc sau tiệc phải bỏ đồ ăn thừa.

• 03

  Tiền cọc và tiền còn lại bị thất lạc

  Khách cọc trước một nửa, phần còn lại trả trước ngày tiệc một hôm. Không ghi chép rõ ràng thì rất dễ quên ai đã trả bao nhiêu và ai còn nợ.

• 04

  Đơn lớn, lời mỏng

  Doanh số tháng trông ổn, nhưng trừ tiền nguyên liệu, hộp, gas, xăng giao hàng và tiền công đầu bếp thì còn lại bao nhiêu? Không ghi chi phí thì giá mỗi hộp chỉ là con số đoán.

Dựng menu: cơm hộp, buffet, hộp đồ ăn nhẹ và mâm tiệc

Hãy bắt đầu từ menu bạn vẫn gửi cho khách. Mỗi món hay mỗi gói là một mặt hàng trong menu Danh mục. Chia thành các nhóm như Cơm hộp, Buffet, Mâm tiệc & đồ uống để tìm món nào cũng chỉ với một hai lần chạm.

Nấu tiệc hiếm khi chỉ có một giá cho mỗi món. Cơm gà chiên có loại Thường và Đặc biệt, buffet bán theo đầu khách với các gói Bạc, Vàng và Bạch kim, hộp đồ ăn nhẹ có 3, 4 hoặc 5 món, còn mâm tiệc đủ cho 10 hoặc 20 người. Mỗi thứ như vậy là một mặt hàng với các biến thể. Mỗi biến thể có giá và công thức riêng. Đơn vị là thứ bạn bán theo: hộp, khách, mâm, bình hay bộ.

Phần khách chọn thêm, như thêm trứng, thêm tương ớt, thêm bánh phồng tôm hay hộp cao cấp kèm muỗng nĩa, là món thêm. Một nhóm món thêm có thể gắn cho mọi loại cơm hộp cùng lúc, nên bạn không bao giờ phải tạo riêng "cơm bò kho + trứng" thành một mặt hàng. Các dịch vụ như cho thuê dụng cụ buffet có thể là mặt hàng Dịch vụ, không có tồn kho để đếm.

1. 1Bước 1: Mở Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm như Cơm hộp, Buffet và Mâm tiệc.
2. 2Bước 2: Mở Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng món với tên, đơn vị, giá và nhóm.
3. 3Bước 3: Với món bán theo nhiều cỡ hoặc nhiều gói, thêm biến thể như Thường và Đặc biệt.
4. 4Bước 4: Tạo món thêm cho phần chọn thêm và bao bì, rồi gắn cho những mặt hàng có dùng.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Nhận đơn tiệc bằng Lưu đơn hàng

Đơn tiệc thường đến trước ngày tiệc vài hôm. Tạo giỏ hàng trên màn hình Bán hàng như bình thường, ví dụ 30 hộp cơm gà nướng, 20 hộp cơm bò kho và hai thùng nước suối, rồi chạm Lưu đơn hàng. Giỏ hàng được giữ dưới cái tên bạn đặt. Hãy đặt tên rõ ràng, như "Văn phòng luật, 80 khách", và thêm ghi chú ngày giao.

Đơn đã lưu chưa được tính là doanh số và chưa trừ kho. Khách hủy hay đổi số người thì báo cáo vẫn sạch. Nếu khách đặt thêm mười hộp, mở đơn từ Đơn hàng đã lưu, sửa số lượng rồi lưu lại. Vào ngày khách trả nốt tiền, mở đơn và hoàn tất thanh toán; chỉ khi đó doanh số mới được ghi nhận và nguyên liệu mới bị trừ.

Có hai điều cần biết. Đơn hàng đã lưu được lưu trên máy đã tạo ra nó, nên hãy nhận và chốt đơn tiệc trên cùng một máy, ví dụ điện thoại của chủ. Và giá trong đơn đã lưu đi theo giá hiện tại, nên nếu bạn tăng giá một món trước khi đơn được thanh toán, đơn sẽ lấy giá mới.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Tiền cọc và tiền thanh toán nốt: cách ghi lại

Nói rõ ngay từ đầu: Salesmaster không chia một đơn bán thành tiền cọc và tiền còn lại. Một đơn chỉ thành doanh số khi được trả đủ. Dù vậy bạn vẫn quản lý tiền cọc gọn gàng được.

Khi khách đặt cọc, hãy bán ngay một mặt hàng Dịch vụ riêng tên "Tiền cọc" với đúng số tiền nhận được, và đánh dấu vào tên đơn đã lưu, ví dụ "Đã cọc, giao thứ Bảy". Khi khách trả phần còn lại, mở đơn ra, mọi món vẫn giữ nguyên giá đầy đủ, chạm Thêm khấu trừ bằng số tiền đã cọc, rồi hoàn tất thanh toán bằng phương thức phù hợp, như chuyển khoản.

Tiền cọc hiện trong báo cáo vào ngày khách cọc, còn phần còn lại hiện vào ngày đơn được trả hết, nên ngăn kéo tiền và báo cáo khớp nhau ở cả hai ngày. Để xem mình đang giữ những khoản cọc nào, tìm "Đã cọc" trong Đơn hàng đã lưu và xem các đơn bán Tiền cọc trong danh sách giao dịch.

Công thức cho từng hộp: danh sách đi chợ tự ra

Những món như cơm hộp là Món pha chế có công thức. Bạn khai báo mỗi nguyên liệu một lần, như cơm chín theo gram, gà theo miếng, rau theo gram, bánh phồng tôm và hộp cơm theo cái, rồi nhập lượng dùng cho một hộp hoặc một khách.

Mỗi hộp bán ra trừ nguyên liệu của nó, tính cả bao bì. Món thêm cũng có thể có công thức: thêm trứng thì trừ một quả trứng, hộp cao cấp thì trừ một hộp cao cấp. Với đơn 80 khách, nhân công thức với 80 là biết cần mua gì, rồi so với lượng còn lại trong danh sách nguyên liệu.

Vì mỗi lần nhập hàng đều được ghi kèm giá, giá vốn mỗi hộp được tính từ chi phí thật, nên khi giá thịt bò tăng, bạn biết hộp cơm bò kho còn có lời hay không.

1. 1Bước 1: Bật Món pha chế, rồi mở Danh mục → Tồn kho → Nguyên liệu.
2. 2Bước 2: Thêm từng nguyên liệu với đơn vị, tồn kho đầu kỳ và giá nhập.
3. 3Bước 3: Mở một món cơm hộp và điền công thức: dùng nguyên liệu nào và bao nhiêu cho mỗi hộp.
4. 4Bước 4: Ghi mỗi lần đi chợ thành một lần nhập nguyên liệu để tồn kho và giá vốn luôn chính xác.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Thanh toán, thuế, phí giao hàng và hóa đơn

Cài đặt các phương thức thanh toán bạn nhận: tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, hoặc bất kỳ phương thức nào bạn tự tạo. Báo cáo cho thấy số tiền thu được qua từng phương thức.

Nếu bạn thu thuế, chỉ cần cài đặt một lần trong Phí hoặc Thuế và thuế được tự động cộng vào mọi đơn. Phí giao hàng cho những đơn bạn mang đến tận nơi cũng có thể cài ở đó. Giảm giá cho khách quen hay đơn lớn cũng chỉ cần cài một lần.

Sau khi thanh toán, hóa đơn có thể in bằng máy in nhiệt Bluetooth hoặc USB khổ giấy 58 mm hoặc 80 mm, hoặc gửi qua WhatsApp, email, hay đường link hóa đơn web mang logo và màu sắc của bạn.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Nhân viên và máy thứ hai

Mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một máy tại một thời điểm. Nếu bạn có người phụ nhận đơn ở bếp trong lúc bạn đi giao hàng, hãy thêm họ làm nhân viên và đăng ký một máy thu ngân cho họ. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN và chỉ thấy những gì bạn cho phép. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Chi phí và lợi nhuận thật của việc nấu tiệc

Báo cáo doanh số có theo ngày, tuần, tháng và năm, gồm doanh thu, doanh số gộp và doanh số thuần, giảm giá, thuế đã thu, phương thức thanh toán và các món bán chạy nhất.

Để biết lợi nhuận thật, hãy ghi chi phí trong Tài chính: nguyên liệu, hộp và bao bì, đầu bếp và người phụ, gas nấu ăn, xăng giao hàng và tiền thuê bếp. Mỗi khoản chi có loại chi phí và ví đã dùng để trả, như tiền mặt, tài khoản ngân hàng hay ví điện tử. Tài chính khi đó cho thấy doanh thu trừ giá vốn tính từ công thức và chi phí vận hành: lợi nhuận ròng của dịch vụ nấu tiệc.

Báo cáo xuất được ra Excel hoặc PDF, hoặc in bằng máy in nhiệt.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Vẫn chạy tốt tại nơi đãi tiệc

Tiệc thường diễn ra ở hội trường hay nhà riêng, nơi sóng yếu. Mọi đơn hàng trong Salesmaster được lưu trên máy trước và gửi lên đám mây khi có mạng trở lại. Chế độ ngoại tuyến hoạt động tối đa 7 ngày; sau đó app cần lên mạng một chút để đồng bộ và xác minh tài khoản. Lần đăng nhập đầu tiên cần có internet.

Doanh số nằm trong tài khoản của bạn, nên điện thoại có hỏng cũng không mất gì. Đơn đã lưu chưa thanh toán thì chỉ nằm trên máy đã tạo ra nó, nên hãy chốt các đơn đó trước khi đổi máy.

Bắt đầu trong một tuần

Cài Salesmaster lên điện thoại hoặc laptop, tạo tài khoản, và thêm những món khách hay đặt nhất: vài loại cơm hộp, các gói buffet, hộp đồ ăn nhẹ và mâm tiệc, cùng biến thể và món thêm. Kết nối máy in nhiệt nếu bạn có dùng.

Trong tuần đầu tiên, lưu mọi đơn mới bằng Lưu đơn hàng, ghi ngày giao vào tên đơn, và bán mỗi khoản cọc thành mặt hàng Tiền cọc. Khi đã quen, thêm nguyên liệu và công thức cho các món bán chạy, rồi bắt đầu ghi các lần đi chợ và chi phí khác trong Tài chính.

Hướng dẫn từng bước cho mọi tính năng có trong Trung tâm trợ giúp của Salesmaster, và đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng trên WhatsApp nếu bạn cần hỗ trợ dựng danh mục.

Ví dụ menu nấu tiệc

Dùng bảng này làm điểm khởi đầu. Thay tên món, đơn vị và giá bằng của bạn.

Món nấu chín là Món pha chế có công thức, nên nguyên liệu của chúng được trừ kho. Những thứ bán nguyên trạng, như thùng nước suối, là mặt hàng Sản phẩm có tồn kho riêng, còn cho thuê dụng cụ là mặt hàng Dịch vụ không có tồn kho.

Gói nào phù hợp với dịch vụ nấu tiệc của bạn

Dịch vụ nấu tiệc có ít đơn hơn quán cà phê, nhưng đơn nào cũng lớn. Một cơ sở cơm hộp mỗi ngày có vài đơn tiệc và một ít khách mua lẻ thường có khoảng 100 đến 300 giao dịch mỗi tháng.

Gói nào cũng có tính tiền, danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ ngoại tuyến. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →

Câu hỏi thường gặp

Salesmaster có ghi tiền cọc cho đơn tiệc được không?

Salesmaster không chia một đơn bán thành tiền cọc và tiền còn lại. Hãy giữ đơn bằng Lưu đơn hàng, và bán ngay khoản cọc thành một mặt hàng Dịch vụ riêng tên "Tiền cọc" với đúng số tiền nhận được. Khi khách trả phần còn lại, mở đơn với giá đầy đủ, chạm Thêm khấu trừ bằng số tiền đã cọc, rồi hoàn tất thanh toán. Khi đó ngăn kéo tiền và báo cáo khớp nhau ở cả hai ngày.

Tôi có lưu được đơn cho buổi tiệc còn vài ngày nữa không?

Được, bằng Lưu đơn hàng. Đơn được giữ dưới cái tên bạn đặt và chưa tính là doanh số cho đến khi thanh toán. Đơn được lưu trên máy đã tạo ra nó, nên hãy chốt đơn trên đúng máy đó. Giá trong đơn đi theo giá hiện tại.

Bán buffet tính giá theo đầu khách thế nào?

Tạo mặt hàng Buffet với đơn vị là khách và một biến thể cho mỗi gói, như Bạc, Vàng và Bạch kim, mỗi gói có giá và công thức riêng. Với 80 khách, chọn gói và đặt số lượng là 80.

Đơn lớn có tự trừ kho nguyên liệu không?

Có, với Món pha chế có công thức. Nguyên liệu, kể cả hộp và bánh phồng tôm, được trừ theo công thức nhân số lượng khi đơn được thanh toán. Đơn còn nằm trong Đơn hàng đã lưu chưa động đến tồn kho.

Người phụ của tôi có nhận đơn trên điện thoại riêng được không?

Được, với tài khoản nhân viên. Mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một máy tại một thời điểm, nên người phụ dùng tài khoản nhân viên với mã PIN trên máy của họ. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Salesmaster có lịch sự kiện không?

Không. Cách nhiều người nấu tiệc vẫn làm: đặt ngày tiệc ở đầu tên đơn đã lưu, ví dụ "T7 12/10 Tiệc nhà cô Hoa", để danh sách đọc như một lịch làm việc.

Xem lợi nhuận ròng của dịch vụ nấu tiệc ở đâu?

Ghi các khoản chi như nguyên liệu, bao bì, gas, xăng giao hàng và lương đầu bếp trong Tài chính. Báo cáo Tài chính cho thấy doanh thu trừ giá vốn tính từ công thức và chi phí vận hành, tức là lợi nhuận ròng của tháng.

Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →

Các cửa hàng tương tự đang dùng Salesmaster

• Nhà hàngĐọc hướng dẫn
• Quán ăn bình dânĐọc hướng dẫn
• Quầy ăn & khu ẩm thựcĐọc hướng dẫn
• Tiệm bánh mì & bánh ngọtĐọc hướng dẫn