Salesmaster ist eine Kassen-App (POS) für Caterer und Anbieter von Essensboxen auf Android, iPhone & iPad, Windows und Mac. Sie können eine Karte aus Essensboxen, Buffetpaketen pro Gast, Snackboxen und Partyplatten mit Varianten und Extras aufbauen, Event-Bestellungen mit Bestellung speichern offen halten, bis der Kunde bezahlt, den Zutatenbestand per Rezept abbuchen und im Finanzbericht den Nettogewinn nach Zutaten, Verpackung, Köchelöhnen und Lieferbenzin sehen. Mit dem Kostenlosen Paket können Sie alles zuerst ausprobieren.
Probleme, die jeder Caterer kennt
Wenn Ihnen etwas davon bekannt vorkommt, ist diese Seite für Sie.
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Bestellungen verstreut über Chats
Ein Kunde möchte 50 Boxen für Samstag, ein Büro ein Buffet am Montag, eine Nachbarin eine Partyplatte. Jede Bestellung steckt in einem anderen Chatverlauf, und eine übersehene Bestellung bedeutet eine verdorbene Feier.
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Einkaufen nach Gefühl
Wie viel Reis, wie viele Hähnchenteile, wie viele Boxen für 80 Gäste? Im Kopf gerechnet, reicht es am Tag nicht oder Sie werfen hinterher Essen weg.
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Anzahlungen und Restbeträge gehen unter
Der Kunde hat die Hälfte im Voraus bezahlt, der Rest ist am Tag vorher fällig. Ohne klare Aufzeichnung vergisst man leicht, wer was bezahlt hat und wer Ihnen noch etwas schuldet.
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Große Bestellungen, dünne Margen
Der Monatsumsatz sieht gut aus, aber was bleibt nach Zutaten, Boxen, Gas, Lieferbenzin und dem Lohn der Köche? Ohne erfasste Ausgaben ist Ihr Preis pro Box geraten.
Die Karte aufbauen: Essensboxen, Buffets, Snackboxen und Platten
Beginnen Sie mit der Karte, die Sie Ihren Kunden schon schicken. Jedes Gericht und jedes Paket ist ein Artikel im Katalog. Fassen Sie sie in Kategorien wie Essensboxen, Buffet und Platten & Getränke zusammen, damit Sie alles mit ein, zwei Fingertipps finden.
Beim Catering gibt es selten nur einen Preis pro Gericht. Eine Box mit frittiertem Hähnchen gibt es als Normal und Premium, ein Buffet wird pro Gast in den Paketen Silber, Gold und Platin verkauft, eine Snackbox enthält 3, 4 oder 5 Stück, und eine Partyplatte reicht für 10 oder 20 Personen. Jedes davon ist ein Artikel mit Varianten. Jede Variante hat ihren eigenen Preis und ihr eigenes Rezept. Die Einheit ist das, wonach Sie verkaufen: Box, Gast, Platte, Krug oder Set.
Zusätze, die der Kunde auswählt, etwa ein Chili-Ei, extra Sambal, extra Cracker oder eine Premium-Box mit Besteck, sind Extras. Eine Extra-Gruppe lässt sich mit allen Essensboxen auf einmal verknüpfen, sodass Sie nie „Rendang-Box + Ei“ als eigenen Artikel anlegen müssen. Dienstleistungen wie der Verleih von Buffet-Ausstattung können Artikel vom Typ Service sein, bei denen es keinen Bestand zu zählen gibt.
- Schritt 1: Öffnen Sie Katalog → Kategorien und legen Sie Kategorien wie Essensboxen, Buffet und Platten an.
- Schritt 2: Öffnen Sie Katalog → Artikelliste und fügen Sie jedes Gericht mit Name, Einheit, Preis und Kategorie hinzu.
- Schritt 3: Fügen Sie für Gerichte in mehreren Größen oder Paketen Varianten hinzu, etwa Normal und Premium.
- Schritt 4: Legen Sie Extras für Zusätze und Verpackung an und verknüpfen Sie sie mit den Artikeln, die sie nutzen.
Event-Bestellungen mit Bestellung speichern annehmen
Catering-Bestellungen kommen meist Tage vor dem Event. Stellen Sie den Warenkorb wie gewohnt auf dem Verkaufsbildschirm zusammen, zum Beispiel 30 Boxen mit gegrilltem Hähnchen, 20 Rendang-Boxen und zwei Kartons Wasserbecher, und tippen Sie dann auf Bestellung speichern. Der Warenkorb wird unter dem Namen gespeichert, den Sie ihm geben. Wählen Sie etwas Eindeutiges wie „Anwaltskanzlei, 80 Gäste“ und fügen Sie eine Notiz mit dem Liefertag hinzu.
Eine gespeicherte Bestellung zählt noch nicht als Verkauf und bucht noch keinen Bestand ab. Stornierungen und geänderte Gästezahlen lassen Ihre Berichte sauber. Kommen zehn Boxen dazu, öffnen Sie die Bestellung unter Gespeicherte Bestellungen, ändern die Menge und speichern erneut. Am Tag, an dem der Restbetrag bezahlt wird, öffnen Sie die Bestellung und schließen die Zahlung ab; erst dann wird der Verkauf erfasst und die Zutaten werden abgebucht.
Zwei Dinge sollten Sie wissen. Gespeicherte Bestellungen liegen auf dem Gerät, auf dem sie erstellt wurden. Nehmen Sie Catering-Bestellungen also auf demselben Gerät an und schließen Sie sie dort ab, zum Beispiel auf dem Smartphone des Inhabers. Und die Preise in einer gespeicherten Bestellung richten sich nach den aktuellen Preisen: Erhöhen Sie einen Preis, bevor die Bestellung bezahlt ist, übernimmt die Bestellung den neuen Preis.
Anzahlungen und Schlusszahlungen: so erfassen Sie sie
Um es gleich klar zu sagen: Salesmaster teilt einen Verkauf nicht in Anzahlung und Restbetrag auf. Eine Bestellung wird zum Verkauf, wenn sie vollständig bezahlt ist. Ihre Anzahlungen können Sie trotzdem ordentlich festhalten.
Zahlt der Kunde eine Anzahlung, verkaufen Sie sie sofort als eigenen Artikel vom Typ Service namens „Anzahlung“ über den erhaltenen Betrag und ergänzen den Namen der gespeicherten Bestellung, zum Beispiel „Anzahlung erhalten, Lieferung Samstag“. Kommt der Restbetrag, öffnen Sie die Bestellung, in der alle Artikel zum vollen Preis stehen, tippen auf Abzug hinzufügen in Höhe der Anzahlung und schließen die Zahlung mit der passenden Methode ab, etwa per Überweisung.
Die Anzahlung erscheint in Ihren Berichten am Tag ihrer Zahlung und der Restbetrag am Tag, an dem die Bestellung beglichen wird. So stimmen Kasse und Berichte an beiden Tagen überein. Um zu sehen, welche Anzahlungen Sie halten, suchen Sie unter Gespeicherte Bestellungen nach „Anzahlung erhalten“ und prüfen die Anzahlungs-Verkäufe in Ihrer Transaktionsliste.
Rezepte pro Box: Ihre Einkaufsliste ergibt sich von selbst
Gerichte wie Essensboxen sind Artikel auf Bestellung mit einem Rezept. Sie legen jede Zutat einmal an, etwa gekochten Reis in Gramm, Hähnchen in Stück, Gemüse in Gramm sowie Cracker und Essensboxen in Stück, und tragen dann ein, wie viel eine Box oder ein Gast verbraucht.
Jede verkaufte Box bucht ihre Zutaten ab, Verpackung inklusive. Auch Extras können ein Rezept haben: Ein Chili-Ei bucht ein Ei ab, eine Premium-Box eine Premium-Box. Für eine Bestellung mit 80 Gästen multiplizieren Sie das Rezept mit 80, um zu wissen, was Sie einkaufen müssen, und vergleichen es mit dem, was in Ihrer Zutatenliste noch übrig ist.
Weil jeder Einkauf mit seinem Preis erfasst wird, beruht der Wareneinsatz pro Box auf echten Kosten. Steigen die Rindfleischpreise, sehen Sie, ob Ihre Rendang-Box noch Geld bringt.
- Schritt 1: Aktivieren Sie Artikel auf Bestellung und öffnen Sie dann Katalog → Zutaten.
- Schritt 2: Fügen Sie jede Zutat mit Einheit, Anfangsbestand und Einkaufspreis hinzu.
- Schritt 3: Öffnen Sie eine Essensbox und füllen Sie ihr Rezept aus: welche Zutaten und wie viel pro Box.
- Schritt 4: Erfassen Sie jeden Marktbesuch als Zutateneinkauf, damit Bestand und Kosten stimmen.
Zahlungen, Steuer, Liefergebühren und Quittungen
Richten Sie die Zahlungsmethoden ein, die Sie akzeptieren: Bargeld, Überweisung, E-Wallet oder jede Methode, die Sie selbst anlegen. Die Berichte zeigen, wie viel über jede eingegangen ist.
Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen, legen Sie sie einmal unter Katalog → Gebühren & Kosten (Steuer) fest, und sie wird jedem Verkauf automatisch hinzugefügt. Eine Liefergebühr für Bestellungen, die Sie ausliefern, lässt sich dort ebenfalls einrichten. Rabatte für Stammkunden oder große Bestellungen legen Sie ebenfalls einmal an.
Nach der Bezahlung lässt sich die Quittung auf einem Bluetooth- oder USB-Thermodrucker mit 58-mm- oder 80-mm-Papier drucken oder per WhatsApp, E-Mail oder als Link zu einer Web-Quittung mit Ihrem Logo und Ihren Farben verschicken.
Mitarbeiter und ein zweites Gerät
Ein Konto ist immer nur auf einem Gerät angemeldet. Haben Sie eine Hilfe, die in der Küche Bestellungen annimmt, während Sie ausliefern, legen Sie sie als Mitarbeiter an und registrieren Sie ein Kassengerät für sie. Mitarbeiter melden sich mit einer PIN an und sehen nur, was Sie erlauben. Mitarbeiterkonten gibt es mit Bronze Pro (1 Mitarbeiter) und Silver Pro (2 Mitarbeiter).
Ausgaben und Ihr echter Catering-Gewinn
Verkaufsberichte gibt es täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich, mit Umsatz, Brutto- und Nettoverkäufen, Rabatten, eingenommenen Steuern, Zahlungsmethoden und Ihren Top-Artikeln.
Für den echten Gewinn erfassen Sie Ihre Ausgaben unter Finanzen: Zutaten, Boxen und Verpackung, Köche und Helfer, Kochgas, Lieferbenzin und Küchenmiete. Jede Ausgabe hat eine Kategorie und das Konto, aus dem sie bezahlt wurde, etwa die Ladenkasse, ein Bankkonto oder eine E-Wallet. Finanzen zeigt dann den Umsatz abzüglich des Wareneinsatzes aus Ihren Rezepten und der Betriebskosten: den Nettogewinn Ihres Cateringbetriebs.
Berichte lassen sich als Excel oder PDF exportieren oder auf dem Thermodrucker drucken.
Funktioniert auch am Veranstaltungsort
Events finden oft in Sälen oder Privathäusern mit schwachem Empfang statt. Jeder Verkauf in Salesmaster wird zuerst auf dem Gerät gespeichert und an die Cloud gesendet, sobald die Verbindung wieder da ist. Der Offline-Modus funktioniert bis zu 7 Tage; danach muss die App kurz online gehen, um zu synchronisieren und das Konto zu prüfen. Für die erste Anmeldung brauchen Sie Internet.
Ihre Verkäufe liegen in Ihrem Konto, daher geht nichts verloren, wenn ein Smartphone kaputtgeht. Unbezahlte gespeicherte Bestellungen bleiben auf dem Gerät, auf dem sie erstellt wurden, schließen Sie diese also ab, bevor Sie das Gerät wechseln.
In einer Woche startklar
Installieren Sie Salesmaster auf Ihrem Smartphone oder Laptop, legen Sie ein Konto an und fügen Sie die Artikel hinzu, die Kunden am häufigsten bestellen: einige Essensboxen, Ihre Buffetpakete, Snackboxen und Platten, mit ihren Varianten und Extras. Verbinden Sie einen Thermodrucker, falls Sie einen nutzen.
Speichern Sie in der ersten Woche jede neue Bestellung mit Bestellung speichern, mit dem Liefertag im Namen, und verkaufen Sie jede Anzahlung als Artikel „Anzahlung“. Sobald das selbstverständlich ist, fügen Sie Zutaten und Rezepte für Ihre Bestseller hinzu und beginnen dann, Marktbesuche und andere Ausgaben unter Finanzen zu erfassen.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu jeder Funktion finden Sie im Salesmaster-Hilfe-Center, und unser Team ist per WhatsApp für Sie da, wenn Sie Hilfe beim Einrichten Ihres Katalogs brauchen.
Beispiel für eine Catering-Karte
Nutzen Sie diese Tabelle als Ausgangspunkt. Ersetzen Sie Namen, Einheiten und Preise durch Ihre eigenen.
| Kategorie | Artikel | Einheit | Varianten | Extras |
|---|---|---|---|---|
| Essensboxen | Reisbox mit gegrilltem Hähnchen | Box | - | Chili-Ei, Verpackung |
| Essensboxen | Reisbox mit frittiertem Hähnchen | Box | Normal, Premium | Chili-Ei, Verpackung |
| Essensboxen | Reisbox mit Rindfleisch-Rendang | Box | - | Extra Sambal, Verpackung |
| Essensboxen | Bento-Box für Kinder | Box | - | Verpackung |
| Buffet | Buffetpaket | Gast | Silber, Gold, Platin | - |
| Buffet | Verleih von Buffet-Ausstattung | Set | - | - |
| Snackboxen | Snackbox | Box | 3, 4 oder 5 Stück | - |
| Platten & Getränke | Partyplatte mit gelbem Reis | Platte | Für 10, Für 20 | - |
| Platten & Getränke | Wasserbecher | Karton | - | - |
Gekochte Gerichte sind Artikel auf Bestellung mit Rezept, daher werden ihre Zutaten vom Bestand abgebucht. Was Sie unverändert verkaufen, etwa Kartons mit Wasser, sind Artikel vom Typ Produkt mit eigenem Bestand, und der Verleih von Ausstattung ist ein Artikel vom Typ Service ohne Bestand.
Welches Paket zu Ihrem Cateringbetrieb passt
Caterer haben weniger Verkäufe als ein Café, aber jeder einzelne ist groß. Ein Anbieter von Essensboxen mit einigen Event-Bestellungen und ein paar Laufkunden am Tag kommt meist auf etwa 100 bis 300 Transaktionen im Monat.
| Tarif | Preis | Verkäufe / Monat | Mitarbeiterkonten | Passt für |
|---|---|---|---|---|
| Free | Kostenlos | 30 | Nur Inhaber | Um gespeicherte Bestellungen und Rezepte auszuprobieren, bevor Sie sie richtig nutzen. |
| Solo Pro | $4.90/Monat | 3,000 | Nur Inhaber | Heim-Caterer, bei denen der Inhaber jede Bestellung selbst annimmt. |
| Bronze Pro | $6.90/Monat | 5,000 | 1 Mitarbeiter | Caterer mit einer Hilfe, die Bestellungen an einem eigenen Gerät annimmt. |
| Silver Pro | $9.90/Monat | 8,000 | 2 Mitarbeiter | Größere Caterer mit zwei Mitarbeitern an getrennten Geräten. |
Jedes Paket enthält Kasse, Katalog, Quittungen, Berichte und Offline-Modus. Sie können das Paket jederzeit wechseln. Preise ansehen →
Häufige Fragen
- Kann Salesmaster eine Anzahlung auf eine Catering-Bestellung erfassen?
- Salesmaster teilt einen Verkauf nicht in Anzahlung und Restbetrag auf. Halten Sie die Bestellung mit Bestellung speichern offen und verkaufen Sie die Anzahlung sofort als eigenen Artikel vom Typ Service namens „Anzahlung“ über den erhaltenen Betrag. Zahlt der Kunde den Rest, öffnen Sie die Bestellung zum vollen Preis, tippen auf Abzug hinzufügen in Höhe der Anzahlung und schließen die Zahlung ab. So stimmen Kasse und Berichte an beiden Tagen überein.
- Kann ich eine Bestellung für ein Event in einigen Tagen speichern?
- Ja, mit Bestellung speichern. Die Bestellung wird unter dem Namen gespeichert, den Sie ihr geben, und zählt erst nach der Bezahlung als Verkauf. Sie liegt auf dem Gerät, auf dem sie erstellt wurde, schließen Sie sie also auf demselben Gerät ab. Die Preise in der Bestellung richten sich nach den aktuellen Preisen.
- Wie verkaufe ich ein Buffet mit Preis pro Gast?
- Legen Sie einen Artikel Buffet mit der Einheit Gast und einer Variante für jedes Paket an, etwa Silber, Gold und Platin, jede mit eigenem Preis und Rezept. Für 80 Gäste wählen Sie das Paket und setzen die Menge auf 80.
- Wird der Zutatenbestand bei großen Bestellungen automatisch abgebucht?
- Ja, bei Artikeln auf Bestellung mit Rezept. Zutaten, Boxen und Cracker inklusive, werden bei Bezahlung der Bestellung nach Rezept mal Menge abgebucht. Bestellungen, die noch unter Gespeicherte Bestellungen warten, berühren den Bestand nicht.
- Kann meine Hilfe Bestellungen auf ihrem eigenen Smartphone annehmen?
- Ja, mit einem Mitarbeiterkonto. Ein Konto ist immer nur auf einem Gerät angemeldet, daher nutzt Ihre Hilfe auf ihrem eigenen Gerät ein Mitarbeiterkonto mit PIN. Mitarbeiterkonten gibt es mit Bronze Pro (1 Mitarbeiter) und Silver Pro (2 Mitarbeiter).
- Hat Salesmaster einen Eventkalender?
- Nein. Was viele Caterer stattdessen tun: das Eventdatum an den Anfang des Namens der gespeicherten Bestellung setzen, zum Beispiel „Sa 12.10. Watis Feier“, dann liest sich die Liste wie ein Terminplan.
- Wie sehe ich den Nettogewinn meines Cateringbetriebs?
- Erfassen Sie Ausgaben wie Zutaten, Verpackung, Gas, Lieferbenzin und Köchelöhne unter Finanzen. Der Finanzbericht zeigt den Umsatz abzüglich des Wareneinsatzes aus Ihren Rezepten und der Betriebskosten, also Ihren Nettogewinn für den Monat.
Brauchen Sie Hilfe beim Anlegen Ihres Sortiments? Schreiben Sie unserem Team auf WhatsApp →
