App POS cho cửa hàng nhạc cụ

Những chuyện cửa hàng nhạc cụ nào cũng gặp

Nếu bạn thấy quen với những chuyện dưới đây, trang này dành cho bạn.

• 01

  Hàng đắt tiền, tồn kho phải thật chính xác

  Một cây guitar điện có giá bằng vài trăm bộ dây đàn. Đếm lệch một cây thôi là thấy xót. Không có tồn kho theo màu và theo mẫu, đến lúc kiểm kê mới biết thiếu hàng.

• 02

  Một sản phẩm, nhiều lựa chọn

  Dây guitar acoustic, guitar điện và bass mỗi loại một giá. Ukulele soprano và concert cũng vậy. Nếu người đứng quầy phải nhớ hết giá, thế nào cũng có lúc tính sai.

• 03

  Việc chỉnh đàn dồn lại mà không có sổ sách

  Khách gửi cây guitar để chỉnh đàn hoặc thay dây, chiều quay lại lấy. Phiếu giấy thất lạc, không ai nhớ đã lắp loại dây nào.

• 04

  Doanh số lớn, lợi nhuận mù mờ

  Bán guitar nhìn thì nhiều tiền, nhưng phần lớn lại quay về tay nhà nhập khẩu. Trừ lương thợ chỉnh đàn, tiền mặt bằng và quảng cáo, thực sự còn lại bao nhiêu? Không ghi chi phí thì lợi nhuận chỉ là ước chừng.

Xây dựng danh mục: nhóm hàng, màu sắc và loại

Hãy bắt đầu từ những món khách hỏi nhiều nhất. Trong Salesmaster, mỗi sản phẩm là một mặt hàng trong menu Danh mục. Chia mặt hàng vào các nhóm hàng như Guitar & bass, Phím & trống, Nhạc cụ học sinh & kèn sáo, Phụ kiện & dịch vụ, để nhân viên tìm món nào cũng chỉ mất một hai lần chạm trên màn hình Bán hàng.

Sản phẩm có nhiều lựa chọn chỉ cần một mặt hàng với các Biến thể. Cùng một mẫu guitar điện có màu Sunburst, Đen và Trắng; ukulele có Soprano và Concert; dây guitar có Acoustic, Điện và Bass 4 dây. Mỗi biến thể có giá bán, giá vốn và tồn kho riêng. Nhờ vậy bạn biết còn bao nhiêu cây màu đen và bao nhiêu cây màu trắng, chứ không chỉ một con số tổng cho cả mẫu.

Nếu cửa hàng có nhiều sản phẩm, hãy nhập danh mục trên laptop trước (Windows hoặc Mac), rồi dùng trên điện thoại hoặc máy tính bảng ở quầy.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh mục (nhóm hàng) và tạo các nhóm như Guitar & bass, Phím & trống và Phụ kiện & dịch vụ.
2. 2Bước 2: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng sản phẩm với tên, giá bán, giá vốn và nhóm hàng.
3. 3Bước 3: Với sản phẩm có nhiều màu hoặc nhiều loại, thêm các Biến thể và nhập giá, tồn kho cho từng biến thể.
4. 4Bước 4: Nhập mã vạch vào mặt hàng nếu sản phẩm đã có sẵn tem, để nhân viên chỉ cần quét.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Tồn kho từng cây cho nhạc cụ đắt tiền và phụ kiện nhỏ

Cửa hàng nhạc cụ bán hai loại hàng rất khác nhau: nhạc cụ đắt tiền mỗi tháng bán vài cây, như guitar, bass và đàn organ, và đồ nhỏ bán hằng ngày, như dây đàn, phím gảy và dùi trống. Cả hai đều vận hành giống nhau: mỗi lần bán, mặt hàng hoặc biến thể tự trừ tồn kho.

Khi lô hàng từ nhà nhập khẩu hay nhà phân phối về, thêm số lượng trong menu Danh mục → Tồn kho → Tồn kho. Nếu hàng về bị hỏng, cây guitar bị nứt mặt đàn, hay một bộ dây được lắp lên đàn trưng bày, hãy ghi thành điều chỉnh tồn kho để số trên app khớp với hàng trên tường. Lịch sử tồn kho cho thấy tồn kho tăng giảm lúc nào, giúp lần ra chỗ lệch khi kiểm kê dễ hơn.

Đơn vị có thể khác nhau theo sản phẩm: guitar tính theo cây, dùi trống theo đôi, dây đàn theo bộ, phím gảy theo vỉ 6 cái. Salesmaster không tự quy đổi đơn vị này sang đơn vị khác. Nếu bạn khui một vỉ phím gảy để bán lẻ từng cái, hãy ghi vỉ đó xuất ra và các phím lẻ nhập vào bằng điều chỉnh tồn kho.

1. 1Bước 1: Mở menu Danh mục → Tồn kho → Tồn kho và chọn mặt hàng hoặc biến thể vừa về.
2. 2Bước 2: Thêm số lượng đã nhận và lưu.
3. 3Bước 3: Với hàng hỏng hoặc dùng để trưng bày, giảm tồn kho và ghi lý do.
4. 4Bước 4: Xem lịch sử tồn kho khi kiểm kê hằng tháng để tìm chỗ lệch.

Phục vụ khách tại quầy

Khách mua nhạc cụ thường chơi thử trước, hỏi rất nhiều, rồi mua nhiều món cùng lúc: một cây guitar, bao đàn, dây dự phòng và capo. Trên màn hình Bán hàng, nhân viên chạm hoặc quét từng sản phẩm, chọn biến thể, tổng tiền tự cộng dần.

Thêm Ghi chú khi cần, như số serial của cây guitar, chế độ bảo hành của cửa hàng, hay yêu cầu thay dây trước khi khách đến lấy. Với ưu đãi mua kèm, như giảm tiền bao đàn khi mua guitar mới, hãy dùng Khoản khấu trừ. Thuế bán hàng được cài một lần trong Phí hoặc Thuế và tự tính trên mọi đơn bán.

Bạn tự tạo các phương thức thanh toán: tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, ví điện tử, v.v. Thanh toán bằng thẻ trên máy quẹt thẻ của bạn được ghi lại như một phương thức thanh toán; Salesmaster không tự kết nối với máy quẹt thẻ. Mỗi đơn bán được thanh toán đủ một lần, nên không ghi được trả góp hay trả một phần cho một đơn.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Việc chỉnh đàn và thay dây với Lưu đơn hàng

Dịch vụ bán được y như sản phẩm. Tạo mặt hàng Chỉnh đàn & thay dây với giá riêng và không có tồn kho. Khi khách gửi cây guitar, thêm dịch vụ và bộ dây sẽ lắp vào giỏ hàng, chạm Lưu đơn hàng và đặt tên, ví dụ Anh Khoa, chỉnh guitar. Ghi giờ hẹn lấy vào phần ghi chú.

Việc này giờ nằm trong Đơn hàng đã lưu. Khi anh Khoa quay lại sau 5 giờ chiều, mở đơn của anh, thêm món anh mua thêm, như capo hay một vỉ phím gảy, rồi hoàn tất thanh toán. Đơn đã lưu chưa được tính là đơn bán và chưa trừ tồn kho dây đàn cho đến khi được thanh toán.

Đơn hàng đã lưu nằm trên thiết bị đã tạo ra nó, nên hãy mở và hoàn tất trên đúng thiết bị ở quầy đó. Đây không phải sổ ghi nợ hay tài khoản công nợ của khách; nó chỉ là giỏ hàng được giữ lại đến lúc thanh toán. Nếu khách đặt cọc cho một cây đàn đặt riêng, hãy bán ngay khoản đó thành một mặt hàng Dịch vụ riêng tên Tiền đặt cọc với đúng số tiền nhận. Khi khách trả nốt, cây đàn vẫn giữ nguyên giá, nhân viên chạm Thêm khấu trừ bằng số tiền đã cọc, để két tiền và báo cáo khớp ở cả hai ngày.

1. 1Bước 1: Trên màn hình Bán hàng, thêm dịch vụ chỉnh đàn và bộ dây sẽ lắp vào giỏ hàng.
2. 2Bước 2: Chạm Lưu đơn hàng và đặt tên bằng tên khách và việc cần làm.
3. 3Bước 3: Ghi giờ hẹn lấy hoặc yêu cầu đặc biệt vào ghi chú đơn.
4. 4Bước 4: Khi khách quay lại, mở Đơn hàng đã lưu, chọn đơn và hoàn tất thanh toán.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Nhân viên bán hàng và thiết bị thu ngân

Chủ cửa hàng đăng nhập bằng tài khoản chính. Mỗi tài khoản chỉ hoạt động trên một thiết bị tại một thời điểm, nên nhân viên bán hàng không dùng tài khoản của bạn. Hãy thêm họ thành Nhân viên với vai trò riêng, rồi đăng ký một thiết bị thu ngân cho họ. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN, và bạn quyết định họ được xem và sửa những gì. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Khách quen, học sinh và điểm thưởng

Cửa hàng nhạc cụ có những khách quay lại đều đặn: người chơi guitar tháng nào cũng thay dây, tay trống hay làm gãy dùi, học sinh mua sách nhạc, phụ huynh mua kèn melodica hay sáo dọc cho con đi học. Hãy lưu họ vào Khách hàng khi tính tiền, chỉ cần tên và số điện thoại, để lịch sử mua hàng được giữ lại.

Bật Điểm thưởng và đặt quy tắc: chi bao nhiêu thì được một điểm, mỗi điểm trị giá bao nhiêu, số điểm tối thiểu để đổi, và phần tối đa của hóa đơn có thể trả bằng điểm. Điểm được cộng sau mỗi đơn bán. Khách quen còn có thể nhận thẻ thành viên mang tên mình.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Báo cáo bán hàng và lợi nhuận ròng thật sự

Báo cáo có theo ngày, tuần, tháng và năm. Bạn xem được tổng doanh thu, doanh số gộp và doanh số thuần, giảm giá, thuế đã thu, phương thức thanh toán và doanh thu theo mặt hàng. Bạn sẽ thấy rõ doanh thu đến từ những cây guitar thỉnh thoảng mới bán, hay từ phụ kiện bán hằng ngày.

Để biết lợi nhuận thật, hãy ghi chi phí trong Tài chính: tiền trả nhà nhập khẩu guitar, tiền nhập đàn organ và kèn melodica, dây đàn và phím gảy, lương nhân viên bán hàng và thợ chỉnh đàn, tiền mặt bằng, tiền điện, quảng cáo video giới thiệu đàn, thậm chí cả dầu lau cần đàn cho xưởng. Mỗi khoản chi có danh mục và ví đã chi, như tiền mặt của cửa hàng, tài khoản ngân hàng hay ví điện tử.

Vì mỗi mặt hàng và biến thể đều có giá vốn, báo cáo tự tính lợi nhuận gộp từ giá vốn của hàng đã bán. Báo cáo Tài chính sau đó cho thấy lợi nhuận ròng sau chi phí hoạt động. Báo cáo xuất được ra Excel hoặc PDF để gửi kế toán hay người cùng hùn vốn.

Máy tínhĐiện thoại

Toàn màn hình

Vẫn bán hàng khi mất mạng

Mọi đơn bán trong Salesmaster được lưu trên thiết bị trước rồi gửi lên đám mây khi có kết nối trở lại. Chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày; sau đó app cần kết nối một lúc để đồng bộ. Lần đồng bộ đầu tiên sau khi đăng nhập cũng cần có mạng.

Dữ liệu nằm trong tài khoản của bạn, không chỉ trên một chiếc điện thoại. Nếu thiết bị hỏng, chỉ cần đăng nhập trên máy mới là dữ liệu của cửa hàng có đủ.

Bắt đầu trong một ngày

Bạn không cần đóng cửa hàng để chuyển sang Salesmaster. Buổi sáng trước giờ mở cửa, cài app trên điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop ở quầy và tạo tài khoản. Nhập những món bán chạy nhất trước, như dây đàn, phím gảy và capo, rồi đến guitar và đàn organ đang trưng bày với màu sắc làm biến thể. Kết nối máy in nhiệt Bluetooth hoặc USB nếu bạn in hóa đơn.

Ngày đầu tiên, cứ bán hàng như bình thường. Sản phẩm nào chưa có trong danh mục thì thêm lúc vắng khách. Buổi tối, mở báo cáo ngày và đối chiếu với tiền mặt trong két. Khi quầy đã chạy trơn tru, hãy đếm tồn kho và nhập vào menu Danh mục → Tồn kho → Tồn kho, rồi bắt đầu ghi chi phí trong Tài chính. Chỉ trong một hai tuần, cửa hàng của bạn đã có sổ sách đầy đủ về doanh số, tồn kho và lợi nhuận.

Danh mục mẫu cho cửa hàng nhạc cụ

Dùng bảng này làm điểm khởi đầu và thay tên, biến thể bằng sản phẩm của bạn.

Hàng hóa là mặt hàng thường có tồn kho riêng, và mỗi biến thể có số lượng riêng. Dịch vụ như chỉnh guitar là mặt hàng Dịch vụ không có tồn kho, nên có thể bán chung với dây đàn trong cùng một giao dịch.

Gói nào hợp với cửa hàng nhạc cụ của bạn

Hãy bắt đầu bằng việc đếm số đơn mỗi ngày. Một cửa hàng nhạc cụ phục vụ 3 đến 5 khách mỗi ngày sẽ ghi khoảng 100 đến 150 giao dịch mỗi tháng, thường nhiều hơn vào đầu năm học.

Gói nào cũng có tính tiền, danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ offline. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →

Câu hỏi thường gặp

Salesmaster có theo dõi tồn kho guitar theo màu được không?

Được. Tạo cây guitar thành một mặt hàng với các biến thể màu, như Sunburst, Đen và Trắng. Mỗi biến thể có giá bán, giá vốn và tồn kho riêng, và mỗi đơn bán trừ tồn kho đúng biến thể đã bán.

Salesmaster có ghi số serial và bảo hành được không?

Không có tính năng riêng cho số serial hay bảo hành. Cách làm hiệu quả: gõ số serial và thời hạn bảo hành vào Ghi chú của đơn bán. Ghi chú được lưu cùng giao dịch và hiện trong chi tiết giao dịch.

Khách có trả góp nhạc cụ được không?

Salesmaster không ghi trả góp hay trả một phần cho một đơn bán. Thanh toán bằng thẻ tín dụng trên máy quẹt thẻ của ngân hàng có thể ghi như một phương thức thanh toán. Với hàng đặt riêng có đặt cọc, hãy bán khoản cọc thành một mặt hàng Dịch vụ riêng tên Tiền đặt cọc, giữ đơn bằng Lưu đơn hàng, và khi khách đến lấy thì bán đủ giá kèm Thêm khấu trừ bằng số tiền đã cọc.

Tôi xử lý việc chỉnh đàn và thay dây thế nào?

Tạo việc chỉnh đàn thành mặt hàng Dịch vụ không có tồn kho. Khi khách gửi cây guitar, thêm dịch vụ và bộ dây vào giỏ hàng rồi chạm Lưu đơn hàng với tên khách. Khi khách đến lấy, mở đơn trong Đơn hàng đã lưu và hoàn tất thanh toán trên cùng thiết bị.

Nhân viên có quét mã vạch được không?

Được. Nhập mã vạch vào mặt hàng hoặc biến thể, rồi quét sản phẩm trên màn hình Bán hàng. Sản phẩm vào thẳng giỏ hàng với đúng giá.

Nhân viên bán hàng và thợ chỉnh đàn có dùng thiết bị riêng được không?

Được, bằng tài khoản nhân viên. Chủ cửa hàng dùng tài khoản chính trên một thiết bị, rồi thêm nhân viên và đăng ký thiết bị thu ngân cho họ. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).

Mất mạng thì cửa hàng có bán tiếp được không?

Được. Đơn bán được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có mạng trở lại. Chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày, sau đó app cần kết nối để đồng bộ.

Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →

Các cửa hàng tương tự đang dùng Salesmaster

• Cửa hàng điện tửĐọc hướng dẫn
• Cửa hàng đồ chơiĐọc hướng dẫn
• Nhà sách & văn phòng phẩmĐọc hướng dẫn
• Cửa hàng mỹ thuật & đồ thủ côngĐọc hướng dẫn