Salesmaster là ứng dụng bán hàng (POS) cho cửa hàng và nhà phân phối thực phẩm đông lạnh, chạy trên Android, iPhone & iPad, Windows và Mac. Mỗi sản phẩm đông lạnh có thể có biến thể theo quy cách gói với giá riêng, tồn kho tự giảm theo từng gói bán ra, có thể quét mã vạch trên bao bì, đơn của đại lý được giữ bằng Lưu đơn hàng, còn các chi phí như tiền điện tủ đông, đá gel giữ lạnh và phí ship được ghi vào Tài chính để thấy lợi nhuận ròng. Có gói Free để bạn dùng thử trước.
Những nỗi lo quen thuộc của tiệm đông lạnh
Bạn bán hàng thành phẩm, nhưng với rất nhiều quy cách và thương hiệu, và cả đống vốn đang nằm trong tủ đông. Nếu bạn thấy mình trong những điều dưới đây, trang này dành cho bạn.
- 01
Một sản phẩm, nhiều quy cách
Gà viên gói 500g và 1kg, bò viên túi 25 viên và 50 viên, há cảo ba vị. Khi giá chỉ nằm trong đầu người đứng quầy, sớm muộn gì cũng có khách bị tính nhầm.
- 02
Không ai biết trong tủ đông còn gì
Bạn chỉ biết hết hàng khi khách hỏi mua, hoặc phát hiện cả chồng gói nằm trong góc tủ cả mấy tuần. Đặt hàng lại với nhà phân phối thành ra đoán mò.
- 03
Đơn đại lý lẫn với khách mua lẻ
Đại lý, cộng tác viên đặt qua tin nhắn hay Zalo, hàng được đóng túi rồi ngồi chờ shipper. Đơn chỉ nằm trong khung chat và rất dễ sót vào buổi chiều đông khách.
- 04
Lãi mỏng, tiền điện tủ đông lớn
Chênh lệch giữa giá vốn và giá bán mỗi gói rất ít, trong khi ba cái tủ đông, túi đựng, đá gel và phí ship cứ tốn tiền đều đặn. Không ghi chép thì lợi nhuận chỉ là ước chừng.
Thiết lập danh mục: nhóm hàng và biến thể theo quy cách gói
Tiệm đông lạnh bán hàng thành phẩm, nên mỗi sản phẩm là một mặt hàng thường có tồn kho riêng. Chia sản phẩm thành các nhóm hàng mà người đứng quầy nhìn là nhận ra ngay, ví dụ Gà viên & xúc xích, Bò viên & há cảo, Đồ ăn vặt đông lạnh, và Thịt & hải sản.
Một sản phẩm bán nhiều quy cách chỉ cần một mặt hàng có biến thể. Gà viên gói 500g và 1kg, Bò viên túi 25 và 50 viên, Há cảo vị truyền thống, tôm và nấm: thu ngân chọn biến thể là giá tự theo. Mỗi biến thể có giá riêng, nên gói lớn rẻ hơn tính theo ký vẫn được tính đúng tiền.
Sản phẩm chỉ có một quy cách, như Xúc xích bò xông khói 500g hay Chả cá trứng (5 miếng), có thể là mặt hàng thường không cần biến thể. Ghi quy cách luôn vào tên để không ai phải đoán.
- Bước 1: Mở menu Danh mục → Danh mục và tạo các nhóm hàng như Gà viên & xúc xích, Bò viên & há cảo, và Thịt & hải sản.
- Bước 2: Mở menu Danh mục → Danh sách mặt hàng và thêm từng sản phẩm với tên, đơn vị (ví dụ: gói) và nhóm hàng.
- Bước 3: Với sản phẩm có nhiều quy cách hoặc nhiều vị, thêm biến thể và đặt giá cho từng biến thể.
- Bước 4: Bật Theo dõi tồn kho cho từng sản phẩm và nhập số lượng đang có trong tủ đông hôm nay.
Tồn kho tủ đông luôn được cập nhật
Mỗi gói bán ra tự trừ một gói khỏi tồn kho của sản phẩm đó. Bạn không cần lục tủ đông để biết còn bao nhiêu gói gà viên 1kg. Khi nhà phân phối giao hàng, nhập số lượng vào menu Tồn kho để ứng dụng khớp với hàng thật trên kệ.
Lưu nhà phân phối và nhà cung cấp trong Tồn kho → Nhà cung cấp: tên, số điện thoại và những món bạn hay nhập của họ. Khi hàng sắp hết, bạn biết ngay phải gọi ai mà không cần lướt lại tin nhắn cũ.
Mỗi tuần một lần, vào buổi sáng vắng khách, kiểm lại tủ đông và sửa phần chênh lệch trong ứng dụng. Những gói bị rã đông khi cúp điện hoặc bị rách cũng nên trừ khỏi tồn kho, để báo cáo không bao giờ tính cả hàng bạn không còn bán được.
- Bước 1: Mở Tồn kho → Nhà cung cấp và lưu thông tin từng nhà phân phối.
- Bước 2: Khi hàng về, mở menu Tồn kho và cộng số lượng nhận được cho từng sản phẩm.
- Bước 3: Mỗi tuần một lần, kiểm tủ đông và điều chỉnh tồn kho nào không khớp.
Phục vụ khách mua lẻ thật nhanh
Trên màn hình Bán hàng, thu ngân chọn nhóm hàng hoặc tìm theo tên, rồi chạm vào sản phẩm và biến thể. Hầu hết gói đông lạnh đã có sẵn mã vạch, nên bạn chỉ cần thêm mã vào mặt hàng, thu ngân quét túi bằng camera của máy hoặc máy quét mã vạch là xong.
Khách mua đồ đông lạnh thường lấy nhiều gói một lúc: hai gói gà viên, một gói xúc xích, một túi khoai tây chiên. Đổi số lượng trong giỏ hàng, rồi chọn phương thức thanh toán: tiền mặt, thẻ, chuyển khoản hoặc bất kỳ phương thức nào bạn tự tạo. Khi trả tiền mặt, tiền thối được tính sẵn.
Hóa đơn có thể in bằng máy in nhiệt Bluetooth (khổ giấy 58 mm hoặc 80 mm), hoặc gửi qua WhatsApp, email hay đường link hóa đơn web. Hóa đơn web hiển thị logo và thông tin liên hệ của tiệm, nên khách dễ dàng đặt lại lần sau.
Đơn đại lý và đơn giao hàng với Lưu đơn hàng
Nhiều tiệm đông lạnh còn cung cấp hàng cho đại lý và cộng tác viên. Đơn đến qua tin nhắn, hàng được đóng túi, và chiều đó shipper mới tới lấy. Với những đơn như vậy, hãy nhập món trên màn hình Bán hàng rồi chạm Lưu đơn hàng. Giỏ hàng được giữ lại dưới tên bạn đặt, ví dụ “Đại lý Lina, ship lúc 15h”.
Thu ngân có thể quay lại phục vụ khách lẻ ngay. Khi shipper đến hoặc đại lý đã chuyển tiền, mở Đơn hàng đã lưu, kiểm tra lại hàng, thêm những món khách mới hỏi thêm, rồi hoàn tất thanh toán. Phí giao hàng có thể thêm qua Phí hoặc Thuế.
Đơn đã lưu chưa phải là một lần bán và chưa trừ tồn kho cho đến khi được thanh toán. Đơn nằm trên thiết bị đã tạo ra nó và dùng giá của ngày hôm nay, nên hãy thanh toán trên chính thiết bị đó.
Lịch sử giao dịch, thuế bán hàng và khách quen
Mọi lần bán đều được lưu trong Giao dịch với ngày giờ, khách hàng, phương thức thanh toán và từng sản phẩm theo biến thể. Khi khách hỏi tuần trước họ mua cá viên loại gói nào, bạn tra ra chỉ trong vài giây.
Nếu bạn thu thuế bán hàng, chỉ cần cài một lần trong Phí hoặc Thuế, thuế sẽ được cộng vào mọi lần bán và hiện riêng trong báo cáo. Tiền thuế bạn thu được tách khỏi lợi nhuận, vì đó vốn không phải tiền của bạn.
Lưu tên và số điện thoại của khách quen khi thanh toán. Với Điểm thưởng, bạn tự đặt quy tắc, ví dụ 1 điểm cho mỗi 10.000đ chi tiêu và mỗi điểm có một giá trị cố định khi khách đổi. Những gia đình mua trữ hàng mỗi tuần có thêm lý do để quay lại với bạn, kèm một thẻ thành viên mang tên họ.
Nhân viên bán hàng và thiết bị thu ngân
Chủ tiệm đăng nhập bằng tài khoản chính. Nhân viên không dùng tài khoản của bạn: hãy thêm họ vào Nhân viên, rồi đăng ký điện thoại hoặc máy tính bảng ở quầy làm thiết bị nhân viên của họ. Nhân viên đăng nhập bằng mã PIN và chỉ thấy những gì bạn cho phép. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).
Mọi lần bán trên thiết bị của tiệm đều đồng bộ về tài khoản chủ, nên bạn xem được doanh số hôm nay và đơn đại lý nào đã thanh toán mà không cần chạy ra tiệm.
Chi phí, lợi nhuận ròng và hàng bán chạy
Với tiệm đông lạnh, chi phí lớn nhất là tiền nhập hàng từ nhà phân phối, sau đó là tiền thuê mặt bằng, lương, tiền điện tủ đông, túi đựng và đá gel, và phí ship. Ghi tất cả vào Tài chính với danh mục chi phí và ví mà tiền được chi ra: tiền mặt ở tiệm, tài khoản ngân hàng hay ví điện tử.
Báo cáo Tài chính cho thấy doanh thu trừ giá vốn hàng bán và chi phí vận hành, tức là lợi nhuận ròng thật của bạn. Nó cho bạn biết phần lời trên mỗi gói có đủ trả tiền tủ đông và mặt bằng không, hay cần điều chỉnh giá vài món.
Báo cáo bán hàng có theo ngày, tuần, tháng và năm, kèm doanh thu theo từng sản phẩm. Có thể bạn sẽ thấy tôm bóc vỏ và bò thái lát mang về nhiều tiền nhất, còn đồ ăn vặt đông lạnh bán đều tay nhưng đóng góp ít hơn. Báo cáo xuất được ra Excel hoặc PDF để gửi cho người hùn vốn hay kế toán.
Vẫn bán được khi mất mạng
Mọi lần bán trong Salesmaster được lưu trên thiết bị trước rồi mới gửi lên đám mây khi có mạng trở lại. Nếu Wi-Fi ở tiệm bị rớt, thu ngân vẫn tiếp tục bán bình thường. Chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày; sau đó ứng dụng cần kết nối mạng một lúc để đồng bộ và xác minh tài khoản.
Vì dữ liệu nằm trong tài khoản của bạn chứ không nằm trên một chiếc điện thoại, máy hỏng hay đổi máy cũng không làm mất danh mục, tồn kho hay lịch sử bán hàng. Đăng nhập cùng tài khoản trên máy mới là cả cửa hàng đi theo bạn. Mỗi tài khoản chỉ đăng nhập trên một thiết bị tại một thời điểm; thiết bị thu ngân thêm thì dùng tài khoản nhân viên.
Bắt đầu chỉ trong một ngày
Bắt đầu với những sản phẩm khách hỏi nhiều nhất. Cài Salesmaster trên điện thoại hoặc máy tính bảng ở quầy, tạo tài khoản, rồi thêm 15 đến 20 món bán chạy nhất cùng quy cách và giá. Nếu danh mục dài, hãy nhập trước trên laptop Windows hoặc Mac.
Kiểm tủ đông và nhập tồn kho ban đầu, rồi lưu các nhà phân phối vào Nhà cung cấp. Ngày đầu tiên, cứ bán hàng như bình thường và thêm những sản phẩm còn thiếu lúc vắng khách. Buổi tối, mở báo cáo trong ngày và đối chiếu với tiền trong ngăn kéo.
Khi đã quen tay thanh toán, hãy bắt đầu ghi chi phí vào Tài chính và dùng Lưu đơn hàng cho đơn đại lý. Chỉ sau một hai tuần, bạn sẽ thấy sản phẩm nào quay vòng nhanh nhất và tiệm thật sự lời bao nhiêu sau mọi chi phí.
Ví dụ danh mục cho tiệm thực phẩm đông lạnh
Dùng bảng này làm điểm khởi đầu, rồi thay tên, quy cách và giá bằng những sản phẩm bạn đang bán.
| Nhóm hàng | Sản phẩm | Biến thể | Đơn vị | Loại mặt hàng |
|---|---|---|---|---|
| Gà viên & xúc xích | Gà viên chiên | 500g, 1kg | gói | Sản phẩm |
| Gà viên & xúc xích | Xúc xích gà | 500g, 1kg | gói | Sản phẩm |
| Bò viên & há cảo | Bò viên | 25 viên, 50 viên | gói | Sản phẩm |
| Bò viên & há cảo | Há cảo gà (10 cái) | Truyền thống, Tôm, Nấm | gói | Sản phẩm |
| Bò viên & há cảo | Cá viên | 500g, 1kg | gói | Sản phẩm |
| Đồ ăn vặt đông lạnh | Khoai tây chiên sợi 1kg | - | gói | Sản phẩm |
| Đồ ăn vặt đông lạnh | Chả giò tôm thịt (6 cuốn) | - | gói | Sản phẩm |
| Thịt & hải sản | Phi lê ức gà | 500g, 1kg | gói | Sản phẩm |
| Thịt & hải sản | Tôm bóc vỏ 500g | - | gói | Sản phẩm |
Mỗi sản phẩm đông lạnh là một mặt hàng thường có tồn kho riêng. Ghi quy cách gói vào tên hoặc vào biến thể để thu ngân không bao giờ lấy nhầm túi.
Gói nào hợp với tiệm thực phẩm đông lạnh của bạn
Hãy bắt đầu bằng việc đếm số lần bán mỗi ngày, tính cả đơn đại lý. Một tiệm phục vụ khoảng 15 khách mỗi ngày sẽ ghi nhận khoảng 450 giao dịch mỗi tháng.
| Gói | Giá | Giao dịch / tháng | Tài khoản nhân viên | Phù hợp với |
|---|---|---|---|---|
| Free | Miễn phí | 30 | Chỉ chủ cửa hàng | Để thử bán hàng và quản lý tồn kho trước khi dùng thật. |
| Solo Pro | $4.90/tháng | 3,000 | Chỉ chủ cửa hàng | Tiệm bán tại nhà hoặc tiệm nhỏ do chủ tự đứng. |
| Bronze Pro | $6.90/tháng | 5,000 | 1 nhân viên | Tiệm có một nhân viên đứng quầy trên thiết bị của tiệm, còn chủ theo dõi từ máy riêng. |
| Silver Pro | $9.90/tháng | 8,000 | 2 nhân viên | Nhà phân phối đông khách hơn với hai nhân viên, ví dụ một người thu ngân và một người đóng đơn đại lý. |
Gói nào cũng có bán hàng, danh mục, hóa đơn, báo cáo và chế độ offline. Bạn có thể đổi gói bất cứ lúc nào. Xem bảng giá →
Câu hỏi thường gặp
- Salesmaster có theo dõi tồn kho cho từng quy cách gói không?
- Có. Tạo một sản phẩm với các biến thể quy cách, ví dụ Gà viên 500g và 1kg, mỗi biến thể có giá riêng. Tồn kho giảm theo từng gói bán ra, và bạn cộng thêm tồn kho khi hàng về.
- Thu ngân có quét được mã vạch trên gói đông lạnh không?
- Được. Thêm mã vạch của gói vào mặt hàng trong danh mục, thu ngân quét bằng camera của máy hoặc máy quét mã vạch là món được thêm vào giỏ hàng.
- Xử lý đơn đại lý mà shipper tới lấy sau như thế nào?
- Nhập món trên màn hình Bán hàng, chạm Lưu đơn hàng và đặt tên, ví dụ tên đại lý kèm giờ lấy hàng. Đơn được lưu trên thiết bị đã tạo ra nó và chưa được tính là một lần bán cho đến khi thanh toán.
- Tôi có thể bán cho đại lý với giá khác không?
- Được, bằng một khoản giảm giá tạo trong Khoản khấu trừ và áp dụng khi nhập đơn của đại lý. Giá trong danh mục vẫn giữ nguyên cho khách mua lẻ.
- Tôi lưu nhà phân phối và nhà cung cấp ở đâu?
- Trong Tồn kho → Nhà cung cấp. Lưu tên và thông tin liên hệ của từng nhà phân phối để dễ liên lạc khi hàng sắp hết.
- Tiệm có bán tiếp được khi mất mạng không?
- Được. Các lần bán được lưu trên thiết bị và đồng bộ khi có mạng trở lại. Chế độ offline dùng được tối đa 7 ngày trước khi ứng dụng cần kết nối để đồng bộ.
- Nhân viên của tôi có dùng máy riêng được không?
- Được, bằng tài khoản nhân viên. Chủ tiệm giữ tài khoản chính, thêm nhân viên và đăng ký thiết bị thu ngân cho họ. Tài khoản nhân viên có trong gói Bronze Pro (1 nhân viên) và Silver Pro (2 nhân viên).
Cần hỗ trợ tạo danh mục hàng hóa? Chat với đội ngũ của chúng tôi qua WhatsApp →
