Salesmaster est une application de caisse (point de vente) pour les magasins et distributeurs de surgelés sur Android, iPhone & iPad, Windows et Mac. Chaque produit surgelé peut avoir des variantes de format avec leur propre prix, le stock baisse automatiquement à chaque paquet vendu, les codes-barres des paquets peuvent être scannés, les commandes des revendeurs sont conservées avec Enregistrer la commande, et les coûts comme l'électricité des congélateurs, les pains de glace et les frais de coursier sont enregistrés dans Finances pour afficher le bénéfice net. Le Forfait Gratuit vous permet d'essayer d'abord.
Les problèmes que tout magasin de surgelés connaît
Vous vendez des produits finis, mais en beaucoup de formats et de marques, avec beaucoup d'argent qui dort dans le congélateur. Si l'un de ces points vous parle, cette page est faite pour vous.
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Un produit, plein de formats
Des nuggets en sachets de 1 lb et 2 lb, des boulettes par 25 et par 50, des dim sum en trois parfums. Quand les prix sont dans la tête du caissier, quelqu'un finit par payer le mauvais.
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Personne ne sait ce qu'il y a dans le congélateur
Vous découvrez qu'un produit est épuisé quand un client le demande, ou vous tombez sur une pile de paquets oubliée au fond depuis des semaines. Les commandes au distributeur se font au jugé.
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Les commandes des revendeurs mélangées aux clients de passage
Les revendeurs commandent par SMS ou WhatsApp, les paquets sont mis en sac, puis tout le monde attend le coursier. La commande reste dans une conversation et passe facilement à la trappe un après-midi chargé.
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Des marges serrées, de grosses factures de congélateur
L'écart entre le coût et le prix de chaque paquet est faible, alors que trois congélateurs, les sacs, les pains de glace et les frais de coursier coûtent sans cesse. Sans suivi, le bénéfice reste une supposition.
Monter votre catalogue : catégories et variantes de format
Un magasin de surgelés vend des produits finis : chaque produit est donc un article classique avec son propre stock. Regroupez les produits dans des catégories que votre caissier reconnaît d'un coup d'œil, comme Nuggets et saucisses, Boulettes et dim sum, Snacks surgelés, et Viande et fruits de mer.
Un produit vendu en plusieurs formats n'a besoin que d'un seul article avec des variantes. Nuggets de poulet en 1 lb et 2 lb, boulettes de bœuf par 25 et par 50, dim sum au poulet nature, crevette et champignon : le caissier choisit la variante et le prix suit. Chaque variante a son prix, donc le grand sachet, moins cher au poids, est quand même facturé correctement.
Les produits qui n'existent qu'en un seul format, comme les Saucisses de bœuf fumées 1 lb ou les Galettes de poisson à l'œuf (5 pièces), peuvent être de simples articles sans variantes. Indiquez le format dans le nom pour que personne n'ait à deviner.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Catégories et créez des catégories comme Nuggets et saucisses, Boulettes et dim sum, et Viande et fruits de mer.
- Étape 2: Ouvrez Catalogue → Liste des Articles et ajoutez chaque produit avec son nom, son unité (par exemple, paquet) et sa catégorie.
- Étape 3: Pour les produits en plusieurs formats ou parfums, ajoutez des variantes et fixez un prix pour chacune.
- Étape 4: Activez le Suivi du stock pour chaque produit et saisissez ce qu'il y a dans le congélateur aujourd'hui.
Un stock de congélateur toujours à jour
Chaque paquet vendu est automatiquement déduit du stock du produit. Plus besoin de fouiller le congélateur pour savoir combien de sachets de nuggets de 2 lb il reste. Quand une livraison du distributeur arrive, ajoutez-la dans Catalogue → Stock pour que l'application corresponde à ce qu'il y a vraiment en rayon.
Gardez vos distributeurs et fournisseurs dans Catalogue → Fournisseur : leur nom, leur numéro de téléphone et ce que vous leur achetez d'habitude. Quand le stock baisse, vous savez qui appeler sans faire défiler d'anciens messages.
Une fois par semaine, un matin calme, comptez le congélateur et corrigez les écarts dans l'application. Les paquets décongelés pendant une coupure de courant ou éventrés doivent aussi sortir du stock, pour que vos rapports ne comptent jamais des marchandises que vous ne pouvez plus vendre.
- Étape 1: Ouvrez Catalogue → Fournisseur et enregistrez les coordonnées de chaque distributeur.
- Étape 2: Quand une livraison arrive, ouvrez Catalogue → Stock et ajoutez la quantité reçue pour chaque produit.
- Étape 3: Une fois par semaine, comptez le congélateur et ajustez le stock qui ne correspond pas.
Servir rapidement les clients de passage
Sur l'écran Vente, le caissier choisit une catégorie ou cherche par nom, puis touche le produit et sa variante. La plupart des paquets surgelés ont déjà un code-barres : ajoutez-le à l'article et le caissier n'a plus qu'à scanner le sachet avec la caméra de l'appareil ou une douchette.
Les clients des surgelés achètent généralement plusieurs paquets à la fois : deux sachets de nuggets, un paquet de saucisses, un sachet de frites. Modifiez la quantité dans le panier, puis choisissez le mode de paiement : espèces, carte, virement bancaire ou tout autre mode que vous créez. Pour les espèces, la monnaie à rendre est calculée pour vous.
Les reçus peuvent s'imprimer sur une imprimante thermique Bluetooth (papier de 58 mm ou 80 mm), ou être envoyés par WhatsApp, e-mail ou lien de reçu web. Le reçu web affiche votre logo et vos coordonnées, pour que vos clients puissent facilement recommander.
Commandes des revendeurs et livraisons avec Enregistrer la commande
Beaucoup de magasins de surgelés fournissent aussi des revendeurs. La commande arrive par message, les paquets sont mis en sac, et un coursier passe les prendre plus tard dans la journée. Pour ce type de commande, saisissez les articles sur l'écran Vente et touchez Enregistrer la commande. Le panier est conservé sous le nom que vous lui donnez, par exemple « Revendeur, Lina, coursier à 15 h ».
Le caissier peut revenir aussitôt aux clients de passage. Quand le coursier arrive ou que le revendeur a payé, ouvrez Commandes enregistrées, vérifiez le contenu, ajoutez ce qui a été demandé entre-temps et finalisez le paiement. Les frais de livraison peuvent être ajoutés via Frais et charges (Taxe).
Une commande enregistrée n'est pas encore une vente et ne déduit pas le stock tant qu'elle n'est pas payée. Elle reste sur l'appareil qui l'a créée et utilise les prix du jour : finalisez le paiement sur ce même appareil.
Historique des transactions, taxe sur les ventes et clients fidèles
Chaque vente est conservée dans Transactions avec sa date, le client, le mode de paiement et chaque produit par variante. Quand un client demande quel format de boulettes de poisson il a acheté la semaine dernière, vous le retrouvez en quelques secondes.
Si vous appliquez une taxe sur les ventes, configurez-la une seule fois dans Frais et charges (Taxe) : elle s'ajoute à chaque vente et apparaît à part dans vos rapports. La taxe collectée est exclue de votre bénéfice, car ce n'est pas votre argent.
Enregistrez le nom et le numéro de téléphone de vos habitués à l'encaissement. Avec les Points de fidélité, vous fixez vos propres règles, par exemple un point par euro dépensé et une valeur fixe par point à l'échange. Les familles qui font le plein chaque semaine ont une raison de revenir chez vous, et une carte de membre à leur nom.
Vendeurs et appareils de caisse
Le propriétaire se connecte avec le compte principal. Les vendeurs n'utilisent pas votre compte : ajoutez-les dans Personnel, puis enregistrez le téléphone ou la tablette du comptoir comme leur appareil. Le personnel se connecte avec un code PIN et ne voit que ce que vous autorisez. Les comptes du personnel sont inclus dans Bronze Pro (1 membre du personnel) et Silver Pro (2 membres du personnel).
Chaque vente faite sur l'appareil du magasin se synchronise avec le compte du propriétaire : vous pouvez consulter les ventes du jour et voir quelles commandes de revendeurs ont été payées sans vous déplacer jusqu'au magasin.
Dépenses, bénéfice net et meilleures ventes
Dans un magasin de surgelés, le plus gros coût est le réapprovisionnement chez le distributeur, suivi du loyer, des salaires, de l'électricité des congélateurs, des sacs et pains de glace, et des frais de coursier. Enregistrez-les tous dans Finances avec une catégorie et le portefeuille d'où vient l'argent : caisse du magasin, compte bancaire ou portefeuille électronique.
Le rapport Finances affiche les ventes moins le coût des marchandises et les frais de fonctionnement : votre vrai bénéfice net. Il vous dit si la marge sur chaque paquet suffit à couvrir les congélateurs et le loyer, ou si certains prix doivent bouger.
Les rapports de ventes sont disponibles par jour, semaine, mois et année, avec le chiffre d'affaires par produit. Vous découvrirez peut-être que les crevettes décortiquées et le bœuf émincé rapportent le plus, tandis que les snacks surgelés se vendent souvent mais rapportent moins. Les rapports s'exportent en Excel ou en PDF pour votre associé ou votre comptable.
Continuer à vendre quand internet coupe
Dans Salesmaster, chaque vente est d'abord enregistrée sur l'appareil, puis envoyée dans le cloud quand la connexion revient. Si le Wi-Fi du magasin tombe, le caissier continue d'encaisser. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours ; ensuite, l'application a besoin d'une courte connexion pour synchroniser et vérifier votre compte.
Comme vos données sont dans votre compte et pas sur un seul téléphone, un appareil cassé ou remplacé ne vous fait perdre ni votre catalogue, ni votre stock, ni votre historique de ventes. Connectez-vous avec le même compte sur le nouvel appareil et votre magasin vous suit. Un compte se connecte sur un seul appareil à la fois ; les appareils de caisse supplémentaires utilisent des comptes du personnel.
Démarrer en une journée
Commencez par les produits que les clients demandent le plus. Installez Salesmaster sur le téléphone ou la tablette du comptoir, créez votre compte et ajoutez vos 15 à 20 meilleures ventes avec leurs formats et leurs prix. Si votre catalogue est long, saisissez-le d'abord sur un ordinateur portable Windows ou Mac.
Comptez le congélateur et saisissez votre stock initial, puis enregistrez vos distributeurs dans Fournisseur. Le premier jour, tenez la caisse comme d'habitude et ajoutez les produits manquants pendant les moments calmes. Le soir, ouvrez le rapport quotidien et comparez-le avec le tiroir-caisse.
Une fois l'encaissement devenu naturel, commencez à enregistrer les dépenses dans Finances et utilisez Enregistrer la commande pour les commandes des revendeurs. En une ou deux semaines, vous verrez quels produits tournent le plus vite et ce que le magasin gagne vraiment une fois tous les coûts payés.
Un exemple de catalogue de surgelés
Servez-vous de ce tableau comme point de départ et remplacez les noms, les formats et les prix par les produits que vous vendez.
| Catégorie | Produit | Variantes | Unité | Type d'article |
|---|---|---|---|---|
| Nuggets et saucisses | Nuggets de poulet | 1 lb, 2 lb | paquet | Produit |
| Nuggets et saucisses | Saucisses de poulet | 1 lb, 2 lb | paquet | Produit |
| Boulettes et dim sum | Boulettes de bœuf | 25 pièces, 50 pièces | paquet | Produit |
| Boulettes et dim sum | Dim sum au poulet (10 pièces) | Nature, Crevette, Champignon | paquet | Produit |
| Boulettes et dim sum | Boulettes de poisson | 1 lb, 2 lb | paquet | Produit |
| Snacks surgelés | Frites allumettes 2 lb | - | paquet | Produit |
| Snacks surgelés | Croquettes de poulet à la crème (6 pièces) | - | paquet | Produit |
| Viande et fruits de mer | Filet de blanc de poulet | 1 lb, 2 lb | paquet | Produit |
| Viande et fruits de mer | Crevettes décortiquées 1 lb | - | paquet | Produit |
Chaque produit surgelé est un article classique avec son propre stock. Indiquez le format dans le nom ou dans la variante pour que le caissier ne prenne jamais le mauvais sachet.
Quel forfait convient à votre magasin de surgelés
Commencez par compter les ventes par jour, commandes des revendeurs comprises. Un magasin qui sert environ 15 clients par jour enregistre à peu près 450 transactions par mois.
| Formule | Prix | Ventes / mois | Comptes employés | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|
| Free | Gratuit | 30 | Propriétaire seul | Pour tester l'encaissement et le stock avant de l'utiliser pour de vrai. |
| Solo Pro | $4.90/mois | 3,000 | Propriétaire seul | Les petits magasins ou les ventes à domicile tenus par le propriétaire. |
| Bronze Pro | $6.90/mois | 5,000 | 1 employé | Les magasins avec un vendeur sur l'appareil du comptoir pendant que le propriétaire suit l'activité depuis le sien. |
| Silver Pro | $9.90/mois | 8,000 | 2 employés | Les distributeurs plus actifs avec deux membres du personnel, par exemple un caissier et une personne qui prépare les commandes des revendeurs. |
Chaque forfait inclut l'encaissement, le catalogue, les reçus, les rapports et le mode hors ligne. Vous pouvez changer de forfait à tout moment. Voir les tarifs →
Questions fréquentes
- Salesmaster peut-il suivre le stock de chaque format de paquet ?
- Oui. Créez un seul produit avec des variantes de format, comme Nuggets de poulet 1 lb et 2 lb, chacune avec son prix. Le stock baisse à chaque paquet vendu, et vous ajoutez du stock quand une livraison arrive.
- Le caissier peut-il scanner les codes-barres des paquets surgelés ?
- Oui. Ajoutez le code-barres du paquet à l'article dans votre catalogue, et le caissier le scanne avec la caméra de l'appareil ou une douchette pour l'ajouter au panier.
- Comment gérer une commande de revendeur qu'un coursier vient chercher plus tard ?
- Saisissez les articles sur l'écran Vente, touchez Enregistrer la commande et nommez-la, par exemple avec le nom du revendeur et l'heure de passage. La commande est enregistrée sur l'appareil qui l'a créée et n'est comptée comme vente qu'une fois payée.
- Puis-je faire un prix différent aux revendeurs ?
- Oui, avec une remise créée dans Déductions et appliquée quand vous saisissez la commande du revendeur. Les prix de votre catalogue restent les mêmes pour les clients au détail.
- Où enregistrer mes distributeurs et fournisseurs ?
- Dans Catalogue → Fournisseur. Enregistrez le nom et les coordonnées de chaque distributeur pour les joindre facilement quand le stock baisse.
- Le magasin peut-il continuer à vendre quand internet est coupé ?
- Oui. Les ventes sont enregistrées sur l'appareil et se synchronisent quand la connexion revient. Le mode hors ligne fonctionne jusqu'à 7 jours avant que l'application ait besoin de se connecter pour synchroniser.
- Mon vendeur peut-il utiliser son propre appareil ?
- Oui, avec un compte du personnel. Le propriétaire garde le compte principal, ajoute le personnel et enregistre un appareil de caisse pour lui. Les comptes du personnel sont inclus dans Bronze Pro (1 membre du personnel) et Silver Pro (2 membres du personnel).
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