Aplikasi kasir untuk gym & pusat kebugaran

Masalah yang biasa dihadapi gym

Kalau salah satu dari ini terdengar akrab, halaman ini untuk Anda.

• 01

  Jam ramai sore, meja depan antre

  Pukul lima sampai tujuh malam, member baru mendaftar, pengunjung harian membeli tiket, dan yang selesai latihan ingin membeli minuman. Resepsionis mencatat di buku sambil menerima uang, dan antrean memanjang.

• 02

  Banyak jenis paket, harga mudah tertukar

  Membership 1, 3 dan 12 bulan, harga pelajar, paket 10 sesi trainer, kelas Zumba dan Spinning. Kalau semua harga dihafal, cepat atau lambat ada yang tertagih salah.

• 03

  Shake bar dan etalase tidak terpantau

  Bubuk whey habis tanpa ketahuan, air mineral dan protein bar berkurang tapi tidak jelas berapa yang terjual. Pojok minuman terasa ramai, tapi Anda tidak tahu apakah benar menguntungkan.

• 04

  Uang member masuk, laba tetap samar

  Pembayaran membership datang lewat tunai, transfer dan dompet digital. Setelah gaji trainer, sewa gedung, listrik dan servis treadmill, sisa berapa? Tanpa catatan pengeluaran, laba hanya perkiraan.

Membership dan tiket harian sebagai item jasa

Mulailah dari daftar harga yang terpasang di meja depan. Di Salesmaster, setiap produk yang Anda jual adalah satu item di Katalog. Membership, tiket harian, sewa loker dan sewa handuk dibuat sebagai item bertipe Jasa, karena tidak ada stok yang berkurang saat dijual. Kelompokkan dengan kategori seperti Membership, Trainer & kelas, Shake & minuman, serta Snack & perlengkapan, supaya resepsionis menemukan apa pun dalam satu atau dua ketukan.

Membership dengan beberapa durasi cukup dibuat satu item dengan varian: 1 bulan, 3 bulan dan 12 bulan, masing-masing dengan harganya sendiri. Resepsionis memilih variannya, harganya langsung ikut. Harga khusus yang berlaku terpisah, misalnya membership pelajar, bisa dibuat sebagai item sendiri supaya penjualannya terlihat jelas di laporan.

Perlu diketahui sejak awal: Salesmaster adalah aplikasi kasir, bukan sistem keanggotaan. Aplikasi mencatat penjualan membership, tetapi tidak menghitung tanggal berakhirnya dan tidak punya fitur check-in di pintu masuk. Cara yang dipakai banyak gym: simpan data pelanggan di setiap penjualan membership, dan tulis periode aktifnya di catatan transaksi, misalnya "aktif 1 Okt s/d 31 Okt". Riwayat belanja pelanggan lalu menunjukkan kapan membership terakhir dibeli.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Kategori, buat kategori Membership, Trainer & kelas, Shake & minuman, dan Snack & perlengkapan.
2. 2Langkah 2: Buka Katalog → Daftar Item, tambah item Membership bertipe Jasa.
3. 3Langkah 3: Tambahkan varian 1 bulan, 3 bulan dan 12 bulan, masing-masing dengan harganya.
4. 4Langkah 4: Tambahkan Tiket Harian, Sewa Loker dan Sewa Handuk sebagai item Jasa dengan harga tetap.

DesktopHP

Layar penuh

Personal trainer, paket sesi dan kelas grup

Sesi personal trainer dijual dengan cara yang sama. Buat satu item Personal Trainer dengan varian 1 sesi dan 10 sesi. Kelas grup seperti Zumba, Spinning dan Body combat bisa menjadi satu item Kelas Grup dengan jenis kelasnya sebagai varian, jadi laporan menunjukkan kelas mana yang paling banyak dibeli.

Salesmaster tidak menghitung sisa sesi secara otomatis dan tidak punya jadwal kelas atau pemesanan tempat. Untuk paket 10 sesi, tulis nama trainer dan jumlah sesi di catatan transaksi saat paket dibeli, lalu catat sisa sesi di buku trainer atau di catatan pelanggan. Jadwal kelas tetap diumumkan seperti biasa, misalnya di papan pengumuman atau grup WhatsApp member.

Layanan lain di meja depan, seperti cek komposisi tubuh dengan alat timbangan gym, dibuat sebagai item Jasa dengan harga tetap. Semuanya masuk ke transaksi yang sama, jadi pengunjung yang membeli tiket harian, sewa handuk dan sebotol air cukup membayar sekali.

1. 1Langkah 1: Tambah item Personal Trainer bertipe Jasa dengan varian 1 sesi dan 10 sesi.
2. 2Langkah 2: Tambah item Kelas Grup dengan varian Zumba, Spinning dan Body combat.
3. 3Langkah 3: Saat menjual paket sesi, tulis nama trainer dan jumlah sesi di catatan transaksi.

Shake bar: varian rasa dan add-on

Banyak gym punya pojok minuman untuk member yang baru selesai latihan. Protein shake biasanya dijual dalam beberapa rasa, dan member sering minta tambahan. Di Salesmaster, buat Protein Shake sebagai satu item dengan varian rasa seperti Cokelat, Pisang oat dan Selai kacang pisang, masing-masing dengan harganya.

Tambahan yang bisa dipilih member, seperti tambah 1 scoop whey, oat atau selai kacang, dibuat sebagai add-on. Add-on dikelola di item lewat Kelola add-on, dan harganya ikut dijumlahkan otomatis. Kasir tidak perlu menghitung ulang "shake cokelat plus satu scoop" di kepala.

Minuman kemasan seperti air mineral 600 ml dan minuman isotonik, serta protein bar, dibuat sebagai item Barang dengan stoknya sendiri. Setiap botol terjual, stok berkurang satu, dan Anda bisa melihat sisa stok di Katalog → Inventaris → Stok sebelum memesan ulang ke pemasok.

DesktopHP

Layar penuh

Stok bubuk whey dan susu dihitung dari resep

Shake yang diracik di tempat tidak punya stok per gelas. Yang habis adalah bahannya: bubuk whey, susu, pisang, oat dan gelas shaker. Di Salesmaster, item seperti ini dibuat bertipe Racikan dengan resep. Anda mencatat bahan bakunya sekali, dengan satuan yang Anda pakai (gram untuk whey, mililiter untuk susu, pcs untuk gelas), lalu menulis berapa yang dipakai satu gelas.

Setiap shake terjual, stok bahan berkurang sesuai resep variannya. Add-on juga bisa punya resep, jadi tambah 1 scoop memotong 30 gram whey lagi. Saat Anda membeli bahan, catat pembeliannya dengan harga, dan Salesmaster memakai harga itu untuk menghitung modal satu gelas. Laporan laba jadi memakai biaya bahan yang sebenarnya.

Kalau Anda membeli whey dalam kemasan besar, tidak ada konversi otomatis dari kemasan ke gram. Catat stok bahan dalam gram sejak awal, dan saat kemasan baru dibuka, tambahkan beratnya sebagai penyesuaian stok bahan baku.

1. 1Langkah 1: Aktifkan item racikan, lalu buka Katalog → Inventaris → Bahan Baku.
2. 2Langkah 2: Tambahkan bahan seperti bubuk whey (gram), susu rendah lemak (ml) dan gelas shaker (pcs), lengkap dengan stok awal dan harga belinya.
3. 3Langkah 3: Buat Protein Shake sebagai item Racikan dan isi resep setiap varian rasanya.
4. 4Langkah 4: Isi juga resep untuk add-on seperti tambah 1 scoop.

DesktopHP

Layar penuh

Pembayaran, PPN dan struk untuk member

Atur metode pembayaran yang Anda terima: tunai, transfer bank, QRIS, kartu, atau metode lain yang Anda buat sendiri. Membership bulanan sering dibayar lewat transfer, sedangkan air mineral dibayar tunai. Di laporan, Anda melihat berapa uang yang masuk lewat masing-masing metode, jadi setoran kas dan mutasi rekening mudah dicocokkan.

Kalau gym Anda memungut PPN, atur sekali di Pajak, Biaya, Ongkos, dan pajak dihitung otomatis di setiap transaksi. Promo seperti potongan pendaftaran di awal tahun atau harga khusus untuk member yang mengajak teman diatur di Diskon atau Potongan.

Setelah dibayar, struk bisa dicetak di printer thermal Bluetooth, atau dikirim lewat WhatsApp dan email. Struk web berisi logo dan sosial media gym Anda, sehingga member baru langsung tahu akun Instagram tempat jadwal kelas diumumkan. Salesmaster tidak mencatat pembayaran sebagian dalam satu transaksi. Untuk DP pendaftaran, jual item Jasa "Uang Muka / DP" seharga uang yang diterima. Saat pelunasan, jual membership dengan harga penuh, lalu pakai Tambah Potongan untuk seluruh penjualan sebesar DP tadi, sehingga laci dan laporan cocok di kedua hari.

DesktopHP

Layar penuh

Resepsionis, trainer dan perangkat kasir

Pemilik masuk dengan akun utama, dan satu akun hanya aktif di satu perangkat pada satu waktu. Resepsionis tidak perlu memakai akun Anda: tambahkan mereka sebagai staf dengan perannya, lalu daftarkan perangkat meja depan untuk mereka. Staf masuk dengan PIN, dan Anda menentukan apa yang boleh mereka lihat dan ubah, misalnya boleh menjual tetapi tidak boleh mengubah harga membership. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

DesktopHP

Layar penuh

Data member, poin loyalitas dan kartu member

Pilih atau tambahkan pelanggan di setiap transaksi, cukup nama dan nomor telepon. Riwayat belanjanya tersimpan: kapan membership dibeli, paket trainer apa yang diambil, dan shake apa yang biasa dipesan. Data ini membantu resepsionis menyapa member dengan namanya dan mengingatkan perpanjangan pada waktunya.

Kalau Anda ingin memberi hadiah bagi member setia, nyalakan Poin loyalitas di Bisnis. Anda menentukan aturannya: berapa belanja untuk 1 poin, nilai 1 poin saat ditukar, minimum poin, dan batas potongan dari total belanja. Poin bertambah otomatis, jadi member yang rutin memperpanjang dan membeli shake bisa menukarnya dengan potongan. Member juga bisa mendapat kartu member atas namanya.

Laporan penjualan dan laba bersih gym

Laporan tersedia harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Anda melihat total pendapatan, penjualan kotor dan bersih, diskon, pajak, metode pembayaran, dan pendapatan per item. Dari sini terlihat apakah pendapatan terbesar datang dari membership bulanan, paket trainer, atau shake bar, dan hari apa gym paling ramai.

Untuk laba yang sebenarnya, catat pengeluaran di Keuangan: belanja whey dan minuman, gaji trainer dan resepsionis, sewa gedung, listrik, PDAM, dan servis alat seperti treadmill. Setiap pengeluaran punya kategori dan dompet asalnya, misalnya kas toko, rekening bank atau dompet digital. Laporan Keuangan lalu menunjukkan omzet dikurangi modal barang dan biaya operasional, yaitu laba bersih gym Anda.

Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF, atau dicetak di printer thermal, untuk dikirim ke akuntan atau rekan usaha. Semua transaksi tersimpan di perangkat dulu dan tersinkron ke akun saat internet tersambung; mode offline bisa dipakai sampai 7 hari, jadi meja depan tetap bisa menjual walaupun Wi-Fi gym sedang mati.

DesktopHP

Layar penuh

Mulai dalam satu hari

Anda tidak perlu menutup gym untuk pindah ke Salesmaster. Pilih jam sepi, misalnya siang hari, lalu install aplikasi di HP, tablet atau laptop meja depan dan daftar akun. Masukkan dulu membership, tiket harian dan paket trainer, karena itu yang paling sering dijual. Minuman dan perlengkapan bisa menyusul di sela-sela jam sepi.

Di hari pertama, jalankan kasir seperti biasa dan simpan data pelanggan setiap kali ada yang membeli atau memperpanjang membership. Malamnya, buka laporan harian dan cocokkan dengan uang di laci serta mutasi rekening. Setelah meja depan lancar, lanjutkan ke bahan baku dan resep shake, lalu ke pencatatan pengeluaran di Keuangan. Dalam beberapa minggu, gym Anda punya catatan penjualan, stok dan laba yang lengkap.

Contoh susunan katalog gym

Pakai tabel ini sebagai titik awal. Ganti nama dan harganya dengan daftar harga gym Anda.

Membership, kelas dan sesi trainer dibuat sebagai Jasa karena tidak punya stok. Minuman kemasan dan perlengkapan dibuat sebagai Barang dengan stok sendiri. Shake yang diracik dibuat sebagai Racikan supaya stok bahannya yang terpotong.

Paket yang cocok untuk gym Anda

Hitung dulu jumlah transaksi per hari. Gym kecil yang melayani sekitar 5 sampai 10 pembelian sehari, dari tiket harian, perpanjangan membership sampai minuman, mencatat kira-kira 150 sampai 300 transaksi sebulan.

Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →

Pertanyaan yang sering ditanya

Apakah Salesmaster bisa mencatat masa aktif membership?

Tidak otomatis. Salesmaster mencatat penjualan membership, tetapi tidak menghitung tanggal berakhirnya dan tidak punya fitur check-in. Simpan data pelanggan di setiap penjualan dan tulis periode aktifnya di catatan transaksi. Riwayat belanja pelanggan menunjukkan kapan membership terakhir dibeli.

Bagaimana cara menjual membership 1, 3 dan 12 bulan?

Buat satu item Membership bertipe Jasa, lalu tambahkan varian 1 bulan, 3 bulan dan 12 bulan, masing-masing dengan harganya. Resepsionis cukup memilih variannya di layar Penjualan.

Bisakah Salesmaster menghitung sisa sesi personal trainer?

Tidak. Paket 10 sesi bisa dijual sebagai varian dengan harga paketnya, tetapi sisa sesi tidak dihitung otomatis. Tulis nama trainer dan jumlah sesi di catatan transaksi, lalu catat pemakaian sesi di buku trainer.

Apakah ada jadwal kelas atau pemesanan tempat?

Tidak. Salesmaster adalah aplikasi kasir dan tidak punya kalender kelas. Umumkan jadwal seperti biasa, lalu jual kelas grup sebagai item dengan varian jenis kelas saat member membayar.

Bisakah stok bubuk whey berkurang setiap shake terjual?

Bisa. Catat whey sebagai bahan baku dalam gram, buat Protein Shake sebagai item Racikan, dan isi resepnya. Setiap gelas terjual, stok whey, susu dan bahan lain berkurang sesuai resep, termasuk bahan dari add-on seperti tambah 1 scoop.

Apakah meja depan tetap bisa menjual kalau internet mati?

Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung ke internet untuk sinkronisasi.

Berapa biaya Salesmaster untuk gym?

Anda bisa mulai dengan paket Gratis untuk mencoba. Gym dengan resepsionis biasanya memakai Bronze Pro atau Silver Pro karena keduanya punya akun staf. Harga setiap paket ada di tabel paket di halaman ini, dan pembayaran tahunan lebih hemat.

Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →

Usaha serupa yang juga memakai Salesmaster

• Studio yoga & pilatesBaca panduan
• Toko suplemen & nutrisiBaca panduan
• Fisioterapi & terapisBaca panduan
• Toko alat kesehatanBaca panduan