Salesmaster ist eine Kassen-App (POS) für Läden mit Back- und Kochbedarf auf Android, iPhone & iPad, Windows und Mac. Ein Produkt wie Weizenmehl lässt sich in mehreren Packungsgrößen als Varianten verkaufen, jede mit eigenem Preis, Barcode und Bestand. Außerdem können Sie Lieferbestellungen mit Bestellung speichern festhalten, Stammbäcker mit Treuepunkten belohnen und unter Finanzen den echten Nettogewinn sehen.
Probleme, die jeder Backbedarfsladen kennt
Wenn Ihnen etwas davon bekannt vorkommt, ist diese Seite für Sie.
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Ein Produkt, viele Packungsgrößen
Mehl gibt es in Säcken zu 2 lb, 10 lb und 50 lb. Zucker, Margarine und Milchpulver ebenso. Wenn sich die Kasse jeden Preis merken muss, ist eine falsche Summe nur eine Frage der Zeit.
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Der Ansturm zur Backsaison an den Feiertagen
In den Wochen vor Thanksgiving und Weihnachten kommen Hobbybäcker und kleine Keksbetriebe gleichzeitig mit langen Listen. Wenn alles von Hand eingetippt wird, wird die Schlange immer länger.
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Umgepackte Ware geht nie auf
Säcke werden geöffnet und in kleinere Tüten umgepackt, aber niemand schreibt auf, wie viele geöffnet wurden. Am Monatsende stimmen Regal und Bestandsbuch nicht überein.
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Viel los, schmale Margen
Backgrundzutaten werden mit kleinen Margen verkauft. Nach Wareneinkauf, Miete, Löhnen und Lieferungen sind Sie nicht sicher, ob der Laden wirklich Geld verdient hat.
Ihren Katalog aufbauen: Kategorien und Varianten nach Packungsgröße
Beginnen Sie mit den Regalen, die Sie schon haben. In Salesmaster ist jedes Produkt ein Artikel im Katalog. Gruppieren Sie die Artikel in Kategorien wie Mehl & Zucker, Butter & Milchprodukte, Schokolade & Aromen sowie Formen & Verpackung, damit die Kasse jedes Produkt auf dem Verkaufsbildschirm mit ein, zwei Tipps findet.
Ein Produkt in mehreren Größen braucht nur einen Artikel mit Varianten. Weizenmehl hat zum Beispiel die Varianten 2 lb, 10 lb und Sack 50 lb. Die Kasse wählt die Variante, und der Preis passt sich an. Das funktioniert auch bei Auswahlmöglichkeiten, die keine Größen sind: dunkle und weiße Kuvertüre, Aromapaste Pandan, Vanille und Erdbeere oder runde Backformen in 8 in und 9 in.
Jede Variante kann ihren eigenen Barcode haben. Herstellerpackungen mit Barcode werden einfach gescannt, und Packungen, die Sie im Laden umpacken, bekommen Ihr eigenes Barcode-Etikett. Wenn Sie Hunderte Produkte führen, tragen Sie den Katalog zuerst am Laptop ein (Windows oder Mac) und nutzen ihn dann auf Smartphone oder Tablet an der Theke.
- Schritt 1: Öffnen Sie Katalog → Kategorien und legen Sie Kategorien wie Mehl & Zucker sowie Formen & Verpackung an.
- Schritt 2: Öffnen Sie Katalog → Artikelliste und fügen Sie jedes Produkt mit Name, Einheit und Kategorie hinzu.
- Schritt 3: Tippen Sie für jede Packungsgröße, etwa 2 lb, 10 lb und Sack 50 lb, auf Variante hinzufügen und tragen Sie ihren Preis ein.
- Schritt 4: Tragen Sie bei jeder Variante, die einen Barcode hat, diesen ein und speichern Sie.
Lange Einkaufslisten schnell kassieren
In einen Backbedarfsladen kommt kaum jemand nur für eine Sache. Wer eine Geburtstagstorte backt, nimmt fünf oder sechs Artikel mit, und ein kleiner Keksbetrieb bringt vielleicht eine Liste mit zwanzig. Auf dem Verkaufsbildschirm tippt die Kasse ein Produkt an oder scannt seinen Barcode, wählt die Variante und ändert die Menge. Die Summe wird für Sie berechnet, einschließlich Umsatzsteuer, wenn Ihr Laden sie erhebt.
Die Kasse kann auch einen Rabatt, eine zusätzliche Gebühr oder eine Notiz wie „Schokolade bitte getrennt einpacken“ hinzufügen. Richten Sie die Zahlungsmethoden ein, die Sie annehmen: Bargeld, Karte, Überweisung oder jede andere Methode, die Sie selbst anlegen.
Nach der Bezahlung lässt sich die Quittung auf einem Bluetooth- oder USB-Thermodrucker drucken oder dem Kunden als Link zur Web-Quittung schicken. Eine ausführliche Quittung hilft kleinen Backbetrieben, ihre Einkäufe mit den eigenen Kostenaufstellungen abzugleichen.
Bestand pro Packungsgröße, Lieferanten und Umpacken
In Salesmaster wird der Bestand für jede Variante geführt. Tüten zu 2 lb, Tüten zu 10 lb und Säcke zu 50 lb Mehl haben also jeweils ihre eigene Zahl, und jeder Verkauf bucht den Bestand der verkauften Variante ab. Wenn eine Lieferung eintrifft, erfassen Sie den neuen Bestand unter Katalog → Lager, mit dem Einkaufspreis pro Einheit und dem Lieferanten. Ihre Lieferantenliste finden Sie unter Katalog → Lieferant.
Gut zu wissen: Der Verkauf einer 2-lb-Tüte bucht nichts vom 50-lb-Sack ab. Wenn Ihr Laden Säcke öffnet und in kleinere Tüten umpackt, erfassen Sie das selbst. Buchen Sie den geöffneten Sack aus dem Bestand aus und fügen Sie dann die abgepackten kleineren Tüten hinzu. Mit dieser Gewohnheit stimmt die App weiter mit dem Regal überein.
Schalten Sie die Lagerverfolgung nur für Produkte ein, die Sie wirklich zählen möchten. Kleinkram wie Glasdeckel oder Schleifenband kann ohne Bestand bleiben, damit die Kasse nicht ausgebremst wird.
- Schritt 1: Öffnen Sie Katalog → Artikelliste, wählen Sie ein Produkt und schalten Sie die Lagerverfolgung ein.
- Schritt 2: Öffnen Sie Katalog → Lieferant und fügen Sie Ihre Lieferanten für Mehl, Zucker und Schokolade hinzu.
- Schritt 3: Wenn eine Lieferung eintrifft, öffnen Sie Katalog → Lager und fügen Sie Bestand pro Variante mit Einkaufspreis und Lieferant hinzu.
- Schritt 4: Buchen Sie nach dem Umpacken den geöffneten Sack aus und fügen Sie die abgepackten kleineren Tüten hinzu.
Liefer- und Telefonbestellungen mit Bestellung speichern
Viele Backbedarfsläden nehmen Bestellungen per Telefon oder Nachricht an: Ein Stammbäcker bestellt Mehl und Zucker, die Bestellung geht am Nachmittag raus und wird bei Lieferung bezahlt. Für solche Bestellungen legen Sie die Artikel in den Warenkorb und tippen auf Bestellung speichern. Der Warenkorb wird als gespeicherte Bestellung unter dem Namen abgelegt, den Sie vergeben, zum Beispiel „Ani, Lieferung nachmittags“.
Die Kasse kann sofort den nächsten Kunden bedienen. Wenn der Fahrer mit dem Geld zurückkommt, öffnen Sie Gespeicherte Bestellungen, wählen die Bestellung, fügen hinzu, was der Kunde noch nachbestellt hat, und schließen die Zahlung ab.
Eine gespeicherte Bestellung zählt nicht als Verkauf und bucht keinen Bestand ab, bis sie bezahlt ist. So bleiben Ihre Berichte sauber, wenn eine Bestellung storniert wird. Gespeicherte Bestellungen liegen nur auf dem Gerät, auf dem sie angelegt wurden, schließen Sie die Zahlung also auf demselben Gerät ab. Es gelten die aktuellen Preise.
Bereit für die Backsaison an den Feiertagen
In den Wochen vor den großen Feiertagen kann in einem Backbedarfsladen weit mehr los sein als sonst. Keksbäcker und Bäcker von Geschenkboxen kaufen in großen Mengen, und Butter, Streusel, Keksgläser und Backpapier sind schnell ausverkauft. Bereiten Sie Ihren Katalog vor dem Ansturm vor: Prüfen Sie, ob jede Packungsgröße und jeder Preis stimmt und ob saisonale Packungen, etwa Keksgläser im 12er-Pack, schon als Varianten angelegt sind.
Schauen Sie in Ihren Berichten nach, welche Produkte in der Hochsaison im letzten Jahr am meisten verkauft wurden, und bestellen Sie früh nach. Wenn Sie für die Saison zusätzliche Kassierer holen, geben Sie jedem ein Mitarbeiterkonto, damit sich jeder an der Kasse mit seiner eigenen PIN anmeldet.
Wenn der Laden voll ist und das Internet langsam, verkauft die Kasse einfach weiter. Jeder Verkauf wird zuerst auf dem Gerät gespeichert und in die Cloud gesendet, sobald die Verbindung wieder steht. Der Offline-Modus funktioniert bis zu 7 Tage; danach muss sich die App kurz verbinden, um zu synchronisieren und Ihr Konto zu prüfen.
Mitarbeiter und Kassengeräte
Der Inhaber meldet sich mit dem Hauptkonto an, und ein Konto ist immer nur auf einem Gerät aktiv. Kassierer und Ladenhilfen brauchen Ihr Konto nicht: Fügen Sie sie als Mitarbeiter hinzu und registrieren Sie ein Kassengerät für sie. Mitarbeiter melden sich mit einer PIN an, und Sie entscheiden, was sie sehen und ändern dürfen. Mitarbeiterkonten gibt es mit Bronze Pro (1 Mitarbeiter) und Silver Pro (2 Mitarbeiter).
Stammbäcker: Treuepunkte und Mitgliedskarten
Die wertvollsten Kunden eines Backbedarfsladens sind Hobbybäcker, kleine Bäckereien und Caterer, die jede Woche einkaufen. Speichern Sie ihre Daten beim Kassieren (Name und Telefonnummer genügen) und schalten Sie Treuepunkte unter Unternehmen ein. Sie legen die Regeln fest: den Umsatz pro Punkt, den Wert eines Punktes beim Einlösen, die Mindestpunktzahl zum Einlösen und den höchsten Anteil einer Rechnung, den Punkte abdecken dürfen.
An der Kasse muss niemand rechnen. Punkte werden bei jedem Verkauf gutgeschrieben, und wenn ein Kunde sie einlösen möchte, wird der Rabatt sofort abgezogen. Stammkunden können außerdem eine Mitgliedskarte auf ihren Namen bekommen, und ihre Kaufhistorie bleibt gespeichert. So wissen Sie, wer Mehl sackweise kauft und wann er zuletzt da war.
Verkaufsberichte und echter Nettogewinn
Berichte gibt es nach Tag, Woche, Monat und Jahr. Sie sehen Gesamtumsatz, Brutto- und Nettoumsatz, Rabatte, eingenommene Steuer, Zahlungsmethoden und welche Produkte den meisten Umsatz bringen. Bei schmalen Margen ist das wichtig: Der Bestseller ist nicht immer das Produkt, das am meisten verdient.
Für den echten Gewinn erfassen Sie Ausgaben unter Finanzen: Wareneinkauf, Tüten und Material zum Umpacken, Miete, Löhne, Strom und Lieferungen. Jede Ausgabe hat eine Kategorie und die Geldbörse, aus der sie bezahlt wurde, etwa die Ladenkasse, ein Bankkonto oder eine E-Wallet. Der Finanzbericht zeigt dann den Umsatz abzüglich Wareneinsatz und Betriebskosten: den Nettogewinn Ihres Ladens. Der Wareneinsatz ergibt sich aus den Einkaufspreisen, die Sie beim Hinzufügen von Bestand erfassen.
Berichte lassen sich als Excel oder PDF exportieren, um sie an Ihre Steuerberatung oder an die Familienmitglieder zu schicken, die beim Laden mithelfen.
An einem Tag starten
Sie müssen den Laden nicht schließen, um auf Salesmaster umzusteigen. Installieren Sie die App auf dem Smartphone, Tablet oder Laptop an der Theke und legen Sie ein Konto an. Tragen Sie zuerst Ihre 20 bis 30 Bestseller ein, etwa Mehl, Zucker, Butter, Margarine und Schokolade, mit ihren Varianten nach Packungsgröße. Verbinden Sie Ihren Thermodrucker und Barcodescanner, wenn Sie welche nutzen.
Am ersten Tag läuft die Kasse wie gewohnt, und fehlende Produkte ergänzen Sie in ruhigen Momenten. Öffnen Sie am Abend den Tagesbericht und vergleichen Sie ihn mit dem Bargeld in der Kasse. Wenn sich die Kasse eingespielt hat, erfassen Sie Ihren Anfangsbestand pro Packungsgröße und beginnen dann, Ausgaben unter Finanzen zu erfassen. Nach ein bis zwei Wochen hat Ihr Laden vollständige Aufzeichnungen zu Verkäufen, Bestand und Gewinn.
Ein Beispielkatalog für Backbedarf
Nutzen Sie diese Tabelle als Ausgangspunkt und ersetzen Sie Namen, Packungsgrößen und Preise durch Ihre eigenen Produkte.
| Kategorie | Produkt | Einheit | Varianten | Barcode |
|---|---|---|---|---|
| Mehl & Zucker | Weizenmehl | Tüte | 2 lb, 10 lb, Sack 50 lb | Pro Variante |
| Mehl & Zucker | Kristallzucker | Tüte | 4 lb, 10 lb | Pro Variante |
| Mehl & Zucker | Speisestärke 1 lb | Schachtel | - | Vom Hersteller |
| Butter & Milchprodukte | Backmargarine | Packung | 1 lb, 2 lb | Pro Variante |
| Butter & Milchprodukte | Vollmilchpulver | Tüte | 12 oz, 2 lb | Pro Variante |
| Schokolade & Aromen | Kuvertüre 2 lb | Block | Dunkel, Weiß | Pro Variante |
| Schokolade & Aromen | Aromapaste 1 oz | Flasche | Pandan, Vanille, Erdbeere | Pro Variante |
| Schokolade & Aromen | Trockenhefe | Packung | Tütchen 0,25 oz, Packung 1 lb | Pro Variante |
| Formen & Verpackung | Runde Backform | Stück | 8 in, 9 in | Ladenetikett |
| Formen & Verpackung | Kunststoff-Keksglas 16 oz | Glas | Einzeln, 12er-Pack | Ladenetikett |
Jede Variante hat ihren eigenen Preis und Bestand. Produkte, die Sie im Laden umpacken, können Ihr eigenes Barcode-Etikett tragen, sodass die Kasse nur noch scannen muss.
Welches Paket zu Ihrem Backbedarfsladen passt
Zählen Sie zuerst die Verkäufe pro Tag. Ein Backbedarfsladen mit etwa 20 Kunden am Tag erfasst rund 600 Transaktionen im Monat, in der Feiertagssaison deutlich mehr.
| Tarif | Preis | Verkäufe / Monat | Mitarbeiterkonten | Passt für |
|---|---|---|---|---|
| Free | Kostenlos | 30 | Nur Inhaber | Um Kasse und Varianten nach Packungsgröße auszuprobieren, bevor es richtig losgeht. |
| Solo Pro | $4.90/Monat | 3,000 | Nur Inhaber | Läden, in denen der Inhaber selbst an der Kasse steht. |
| Bronze Pro | $6.90/Monat | 5,000 | 1 Mitarbeiter | Läden mit einem Kassierer an einem eigenen Gerät, während der Inhaber auf seinem Gerät mitschaut. |
| Silver Pro | $9.90/Monat | 8,000 | 2 Mitarbeiter | Gut besuchte Läden mit zwei Mitarbeitern an getrennten Geräten, etwa einer an der Kasse und einer beim Umpacken. |
Jedes Paket enthält Kasse, Katalog, Quittungen, Berichte und Offline-Modus. Sie können das Paket jederzeit wechseln. Preise ansehen →
Häufige Fragen
- Kann ein Produkt als Tüte und als Sack zu unterschiedlichen Preisen verkauft werden?
- Ja. Legen Sie einen Artikel an, etwa Weizenmehl, und fügen Sie die Varianten 2 lb, 10 lb und Sack 50 lb hinzu. Jede Variante hat eigenen Preis, Barcode und Bestand, und die Kasse wählt beim Kassieren einfach die Variante.
- Bucht der Verkauf einer kleinen Tüte automatisch Bestand vom Sack ab?
- Nein. Der Bestand wird pro Variante geführt, der Verkauf einer 2-lb-Tüte bucht also nur von den 2-lb-Tüten ab. Wenn Sie einen Sack zum Umpacken öffnen, buchen Sie den Sack aus und fügen die kleineren Tüten unter Katalog → Lager hinzu.
- Kann ich für Backbedarf einen Barcodescanner nutzen?
- Ja. Tragen Sie bei jeder Variante den Barcode ein und scannen Sie ihn an der Kasse. Für selbst umgepackte Packungen können Sie eigene Barcode-Etiketten drucken und bei der passenden Variante eintragen.
- Wie gehe ich mit Bestellungen um, die geliefert und bei Ankunft bezahlt werden?
- Legen Sie die Artikel in den Warenkorb, tippen Sie auf Bestellung speichern und benennen Sie sie, zum Beispiel „Ani, Lieferung nachmittags“. Wenn das Geld da ist, öffnen Sie die Bestellung unter Gespeicherte Bestellungen und schließen die Zahlung ab. Gespeicherte Bestellungen liegen auf dem Gerät, auf dem sie angelegt wurden, schließen Sie sie also auf demselben Gerät ab.
- Kann ich Stammbäckern einen besseren Preis geben?
- Am einfachsten geht das mit einem Rabatt auf den Verkauf sowie mit Treuepunkten und Mitgliedskarten für Stammkunden. Wenn größere Packungen pro lb günstiger sind, legen Sie sie als Varianten mit eigenem Preis an, dann bekommen Großabnehmer automatisch den Sackpreis.
- Kann der Laden weiterverkaufen, wenn das Internet ausfällt?
- Ja. Verkäufe werden auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert, sobald das Internet wieder da ist. Der Offline-Modus funktioniert bis zu 7 Tage, dann muss sich die App zum Synchronisieren verbinden.
- Können zwei Kassierer gleichzeitig an zwei Geräten verkaufen?
- Ja, über Mitarbeiterkonten. Ein Konto ist immer nur auf einem Gerät aktiv, deshalb nutzt jeder weitere Kassierer ein Mitarbeiterkonto auf seinem eigenen Gerät und meldet sich mit einer PIN an. Mitarbeiterkonten gibt es mit Bronze Pro (1 Mitarbeiter) und Silver Pro (2 Mitarbeiter).
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