Aplikasi kasir untuk warung sembako

Masalah yang biasa dihadapi warung sembako

Kalau salah satu dari ini terdengar akrab, halaman ini untuk Anda.

• 01

  Satu barang, banyak kemasan dan harga

  Beras dijual per kilo, per karung 5 kg dan per karung 10 kg. Minyak ada pouch dan botol. Kalau harganya dihafal atau ditulis di kardus, kasir mudah salah hitung, apalagi saat harga dari agen naik.

• 02

  Stok habis tanpa ketahuan

  Gas LPG, beras dan telur adalah barang yang dicari tiap hari. Tahunya habis saat pembeli sudah di depan warung, dan pembeli pindah ke warung sebelah.

• 03

  Pagi dan sore ramai, catatan berantakan

  Ibu-ibu belanja untuk masak pagi, lalu ramai lagi menjelang sore. Di jam seperti itu, buku catatan sering terlewat dan uang di laci tidak cocok dengan penjualan.

• 04

  Omzet besar, untungnya tipis dan tidak jelas

  Margin sembako kecil. Setelah belanja beras ke penggilingan, bayar kuli angkut, sewa pikap dan gaji penjaga, sisa berapa? Tanpa catatan pengeluaran, laba hanya perkiraan.

Satu barang, beberapa kemasan: memakai varian

Warung sembako jarang menjual barang hanya dalam satu ukuran. Beras Premium bisa dibeli per kg untuk kebutuhan hari ini, atau per karung 5 kg dan 10 kg untuk stok seminggu. Di Salesmaster, cukup buat satu item Beras Premium lalu tambahkan varian: Per kg, Karung 5 kg dan Karung 10 kg, masing-masing dengan harganya sendiri.

Cara yang sama berlaku untuk barang lain. Minyak Goreng 1 L punya varian Pouch dan Botol. Gas LPG punya varian 3 kg dan 12 kg. Di layar Penjualan, kasir mengetuk itemnya, memilih varian, dan harganya ikut. Tidak ada lagi harga karung yang dihitung manual dari harga per kilo.

Varian juga memudahkan saat harga dari agen berubah. Anda cukup mengubah harga di varian yang bersangkutan, dan transaksi berikutnya langsung memakai harga baru. Barang yang hanya punya satu ukuran, seperti Gula Pasir 1 kg atau Kecap Manis 520 ml, dibuat sebagai item biasa tanpa varian.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Daftar Item, lalu tambah item baru, misalnya Beras Premium.
2. 2Langkah 2: Isi satuan, misalnya kemasan, lalu nyalakan Pelacakan Stok.
3. 3Langkah 3: Tekan Tambah Variasi dan buat varian Per kg, Karung 5 kg dan Karung 10 kg dengan harganya masing-masing.
4. 4Langkah 4: Simpan item, lalu buka layar Penjualan untuk memastikan varian muncul saat item diketuk.

DesktopHP

Layar penuh

Menyusun katalog warung sembako

Kelompokkan barang dengan kategori yang sesuai cara pembeli mencari. Contohnya Beras, tepung & mi; Minyak, gula & susu; Telur & bumbu; serta Gas, galon & rumah tangga. Di layar Penjualan, kategori tampil sebagai tab di bagian atas, jadi kasir cukup satu ketukan untuk menemukan barang.

Barang kemasan pabrik biasanya sudah punya barcode. Masukkan barcode-nya di item, lalu kasir bisa memindai barcode saat pembeli membayar. Barang curah seperti beras, telur atau bawang merah tidak punya barcode, jadi kasir memilihnya langsung dari daftar atau lewat kolom Cari.

Kalau barang Anda banyak, isi katalog di laptop dulu (Windows atau Mac) dan pakai di HP atau tablet di meja kasir. Tidak perlu memasukkan semua barang di hari pertama. Mulailah dari 20 sampai 30 barang yang paling sering dibeli, lalu tambahkan sisanya pelan-pelan di jam sepi.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Kategori dan buat empat atau lima kategori utama.
2. 2Langkah 2: Buka Katalog → Daftar Item dan tambahkan barang terlaris lebih dulu, lengkap dengan harga jual dan harga modalnya.
3. 3Langkah 3: Isi barcode untuk barang kemasan supaya kasir bisa memindainya.
4. 4Langkah 4: Pilih kategori untuk setiap item supaya barang muncul di tab yang benar.

Melayani pembeli di jam ramai

Di layar Penjualan, kasir mengetuk barang atau memindai barcode, dan barang masuk ke keranjang di sisi kanan. Jumlah bisa ditambah dengan mengetuk barang lagi. Total langsung terhitung, termasuk pajak kalau Anda mengaturnya, jadi tidak perlu kalkulator di samping laci.

Nama pelanggan bisa diisi kalau pembeli adalah langganan, supaya riwayat belanjanya tersimpan. Pilih metode pembayaran seperti tunai, transfer atau dompet digital, masukkan uang yang diterima, dan Salesmaster menghitung kembaliannya.

Setelah dibayar, struk bisa dicetak di printer thermal Bluetooth atau USB, atau dikirim lewat WhatsApp dan link struk web. Untuk pembeli yang hanya membeli sebungkus garam, Anda tidak wajib mencetak struk; transaksinya tetap tercatat di Transaksi.

DesktopHP

Layar penuh

Stok beras, gas dan telur yang selalu terpantau

Nyalakan Pelacakan Stok untuk barang yang ingin Anda pantau. Setiap kali barang terjual, stoknya berkurang otomatis. Anda bisa melihat sisa stok di Inventaris → Stok, jadi terlihat barang mana yang tinggal sedikit sebelum pembeli menanyakannya.

Saat barang datang dari agen atau penggilingan, catat penambahan stoknya. Simpan juga data pemasok di Inventaris → Supplier, misalnya agen gas, penggilingan beras dan distributor minyak, supaya Anda tahu harus menghubungi siapa saat stok menipis.

Untuk warung yang membeli beras dalam karung besar lalu menjualnya per kilo, lakukan penghitungan stok secara berkala. Timbang atau hitung sisa barang di gudang, lalu sesuaikan angkanya di aplikasi. Dengan begitu, selisih karena susut atau tercecer tetap tercatat, bukan hilang begitu saja.

1. 1Langkah 1: Buka Katalog → Daftar Item dan pastikan Pelacakan Stok menyala untuk barang yang ingin dipantau.
2. 2Langkah 2: Buka Inventaris → Stok untuk melihat sisa stok setiap barang.
3. 3Langkah 3: Setiap barang datang, catat penambahan stoknya di barang tersebut.
4. 4Langkah 4: Tambahkan agen dan distributor Anda di Inventaris → Supplier.

Pesanan tetangga yang diambil nanti: Bayar Nanti

Di warung sembako, pembeli sering menitip pesanan: "Bu, siapkan beras 5 kilo, telur 2 kilo dan minyak dua, nanti sore saya ambil." Untuk itu ada tombol Bayar Nanti. Masukkan barangnya ke keranjang, tekan Bayar Nanti, dan beri nama pesanan, misalnya "Bu Sri, ambil nanti". Kasir bisa langsung melayani pembeli berikutnya.

Saat Bu Sri datang, buka daftar Pesanan Belum Dibayar, pilih pesanannya, tambahkan barang kalau ia ingin membeli lagi, lalu selesaikan pembayaran. Harga mengikuti harga saat pesanan dibuka, jadi pastikan harga di katalog sudah benar.

Pesanan yang belum dibayar belum dihitung sebagai penjualan dan belum memotong stok. Pesanan ini tersimpan di perangkat tempat ia dibuat, jadi buka dan selesaikan di perangkat yang sama. Karena stok baru berkurang saat dibayar, sisihkan barangnya secara fisik supaya tidak ikut terjual ke pembeli lain.

DesktopHP

Layar penuh

Penjaga warung dan perangkat kasir

Banyak warung sembako dijaga bergantian: pemilik di pagi hari, anak atau penjaga di sore hari. Pemilik masuk dengan akun utama. Penjaga tidak perlu memakai akun Anda; tambahkan mereka sebagai staf, daftarkan perangkat kasir untuk mereka, dan mereka masuk dengan PIN. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

Satu akun hanya bisa masuk di satu perangkat pada satu waktu. Kalau Anda ingin dua orang berjualan di dua perangkat sekaligus, perangkat kedua dipakai oleh akun staf.

DesktopHP

Layar penuh

Belanja stok, biaya operasional dan laba bersih

Margin sembako tipis, jadi setiap biaya perlu tercatat. Di Keuangan, catat pengeluaran dengan kategori dan dompet asalnya. Contohnya Belanja stok untuk beras dari penggilingan atau gas dari agen, Ongkos angkut untuk sewa pikap dan kuli angkut, Gaji karyawan, Sewa toko dan Listrik. Dompetnya bisa Kas toko, Rekening bank atau Dompet digital.

Laporan Keuangan lalu menampilkan kas masuk dan keluar, serta laba: omzet dikurangi HPP (modal barang yang terjual) dan biaya operasional. Karena harga modal setiap barang tersimpan di katalog, HPP dihitung dari barang yang benar-benar terjual, bukan dari perkiraan.

Dengan angka ini, Anda bisa melihat apakah kenaikan harga dari agen sudah ikut dinaikkan di harga jual, dan apakah biaya angkut bulan ini terlalu besar dibanding omzet.

1. 1Langkah 1: Buka Keuangan dan buat kategori pengeluaran seperti Belanja stok, Ongkos angkut, Gaji karyawan, Sewa toko dan Listrik.
2. 2Langkah 2: Setiap ada pengeluaran, catat jumlahnya, pilih kategori dan dompet asalnya, lalu tambahkan catatan singkat.
3. 3Langkah 3: Buka ringkasan Keuangan dan pilih Bulan Ini untuk melihat omzet, HPP, biaya operasional dan laba.

DesktopHP

Layar penuh

Laporan penjualan dan riwayat transaksi

Di Transaksi, Anda melihat semua penjualan dengan tanggal, nama pelanggan, barang, varian, diskon, pajak dan metode pembayaran. Kalau ada pembeli yang datang lagi menanyakan belanjaannya kemarin, transaksinya mudah dicari.

Di Laporan, lihat ringkasan harian, mingguan, bulanan dan tahunan: total pendapatan, penjualan kotor dan bersih, diskon, pajak, metode pembayaran, dan barang yang paling banyak menyumbang omzet. Dari sini terlihat apakah beras, gas atau minyak yang paling menghidupi warung Anda.

Laporan bisa diekspor ke Excel atau PDF, atau dicetak di printer thermal, untuk dicocokkan dengan buku kas atau dikirim ke keluarga yang ikut mengelola warung.

DesktopHP

Layar penuh

Tetap berjualan saat sinyal hilang

Sinyal di banyak lingkungan warung tidak selalu stabil. Transaksi di Salesmaster tersimpan di perangkat dulu dan dikirim ke cloud saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari; setelah itu aplikasi perlu tersambung ke internet sebentar untuk sinkronisasi dan memverifikasi akun. Pendaftaran dan sinkronisasi pertama membutuhkan internet.

Karena data tersimpan di akun, bukan hanya di satu HP, catatan warung Anda tidak hilang kalau HP rusak atau diganti. Pasang Salesmaster di perangkat baru, masuk dengan akun yang sama, dan data Anda ikut pindah.

Contoh susunan katalog warung sembako

Pakai tabel ini sebagai titik awal. Ganti nama, kemasan dan harganya dengan barang di warung Anda.

Barang kemasan pabrik biasanya sudah punya barcode, jadi isi barcode-nya supaya kasir bisa memindai. Barang curah dan barang yang dijual dalam beberapa ukuran dibuat dengan varian, masing-masing dengan harga sendiri.

Paket yang cocok untuk warung sembako Anda

Hitung dulu jumlah pembeli per hari. Warung sembako yang melayani sekitar 50 pembeli sehari mencatat kira-kira 1.500 transaksi sebulan.

Semua paket termasuk kasir, katalog, struk, laporan dan mode offline. Anda bisa pindah paket kapan saja. Lihat harga →

Pertanyaan yang sering ditanya

Bisakah Salesmaster menjual beras per kilo dan per karung dengan harga berbeda?

Bisa, lewat varian. Buat satu item beras, lalu tambahkan varian seperti Per kg, Karung 5 kg dan Karung 10 kg, masing-masing dengan harganya sendiri. Kasir tinggal memilih varian saat berjualan.

Apakah aplikasi kasir warung sembako ini bisa scan barcode?

Bisa. Isi barcode di item barang kemasan, lalu kasir memindainya saat pembeli membayar. Barang curah tanpa barcode, seperti beras atau telur, dipilih langsung dari layar Penjualan atau lewat kolom Cari.

Bisakah saya mencatat pesanan pelanggan yang diambil dan dibayar nanti?

Bisa, dengan tombol Bayar Nanti. Beri nama pesanan, misalnya "Bu Sri, ambil nanti", lalu buka lagi dari daftar Pesanan Belum Dibayar saat pelanggan datang. Pesanan ini tersimpan di perangkat tempat ia dibuat, belum dihitung sebagai penjualan, dan belum memotong stok sampai dibayar.

Apakah Bayar Nanti bisa dipakai sebagai buku utang (bon) pelanggan?

Tidak. Salesmaster tidak punya buku utang pelanggan. Bayar Nanti adalah keranjang yang disimpan untuk pesanan yang akan dibayar dalam waktu dekat, dan belum menjadi penjualan sampai dibayar. Pesanan tersimpan hanya di satu perangkat dan stok baru terpotong saat dibayar. Kalau barang sudah dibawa pulang, sebaiknya selesaikan transaksinya saat itu juga supaya stok dan laporan tetap sesuai.

Bagaimana kalau harga beras atau minyak dari agen naik?

Ubah harga jual dan harga modal di item atau variannya di Katalog → Daftar Item. Transaksi berikutnya langsung memakai harga baru, sedangkan transaksi lama tetap tercatat dengan harga saat itu.

Apakah warung tetap bisa berjualan saat internet mati?

Bisa. Transaksi tersimpan di perangkat dan tersinkron saat internet kembali. Mode offline bisa dipakai sampai 7 hari sebelum aplikasi perlu tersambung ke internet untuk sinkronisasi.

Bisakah dua orang berjualan di dua HP sekaligus?

Bisa, lewat akun staf. Satu akun hanya masuk di satu perangkat pada satu waktu, jadi pemilik memakai akun utama dan penjaga memakai akun staf di perangkatnya sendiri. Akun staf tersedia di paket Bronze Pro (1 staf) dan Silver Pro (2 staf).

Butuh bantuan menyusun katalog? Chat tim kami di WhatsApp →

Usaha serupa yang juga memakai Salesmaster

• MinimarketBaca panduan
• Toko kelontongBaca panduan
• Toko berasBaca panduan
• Agen gas LPG & air galonBaca panduan